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OCRソフトとは?

更新:2024年10月30日

OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。金融・保険業界では、多くの書類が日々取り扱われ、スキャンされた書類のインプット工数の削減が特に重要です。これにより、顧客情報の入力や請求書、保険証書のデータ化が効率化され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。

pros

導入メリット

紙、画像のテキストデータ化

金融・保険業界では、大量の契約書、請求書、顧客情報などの紙文書が日常的に取り扱われます。OCRソフトはこれらの文書をテキストデータ化することで、データの検索性が向上し、迅速な対応が求められる顧客サービスの向上に寄与します。また、データを編集可能にすることで、情報の更新や共有が容易になります。

手入力の削減

金融保険業界では、顧客情報の入力ミスは重大な問題となり得ます。OCRソフトを用いることで、手作業による入力ミスを防ぎ、工数を大幅に削減できます。特に、大量の書類を処理する際に、作業効率が飛躍的に向上します。さらに、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。

cons

導入注意点

読み取りできる書類

金融・保険業界では、様々なフォーマットの書類が存在します。OCRソフトは、一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高いですが、手書き文字や特殊フォントの認識には限界があります。したがって、自社で取り扱う書類の種類に対して、事前にトライアルなどで認識精度を確認することが重要です。

初期設定

金融保険業界では、契約書や保険証書など、特定の書類に特化したOCR機能を持つ製品も存在します。これらの製品は、書類に応じた読み取り領域の設定が事前に行われており、初期設定が簡単です。多様な書類を取り扱う場合には、自社のニーズに最も適したシステムを選ぶことが重要です。

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OCRソフトの選び方

OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ

金融・保険業界では、請求書や保険証書、契約書の処理が求められることが多いです。OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含めることが推奨されます。特定の種類の書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選ぶことが重要です。

2

データ化する書類の種類で選ぶ

金融・保険業界では、定型書類や非定型書類、本人確認書類など様々な書類が取り扱われます。OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なるため、読み取りたい書類に合わせて対応している製品の機能要件を調べることが重要です。

3

OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ

金融・保険業界では、限られたリソースで大量の書類を処理する必要があります。一部のOCRソフトは、スキャン代行やデータ確認・修正代行などのサービスを提供しており、これらを利用することでリソースを効率的に活用できます。ただし、個人情報や財務情報を含む書類のデータ化を代行してもらう場合は、データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報については事前に仕分けを行うなど、適切な業務フローを構築することが重要です。

4

読み取りデータの編集機能で選ぶ

金融・保険業界では、データの精度が非常に重要です。OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。以下のような機能を持つ製品を選ぶことで、データの精度を高めることができます。 背景補正 訂正箇所の読み飛ばし 印影の除去 傾きや歪みの補正 これらの機能を活用することで、金融・保険業界における書類のデータ化がより効率的かつ正確に行えるようになります

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