情報通信向けのOCRソフト（シェア上位）
OCRソフトとは？
更新：2024年12月09日
OCRは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。情報通信業界において、OCRソフトはPDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。これにより、契約書や技術文書、報告書等のスキャンによりインプット工数の低減が期待できます。特に、大量の文書を扱う情報通信業界では、迅速なデータ化と検索性向上が重要です。
導入メリット
紙、画像のテキストデータ化
情報通信業界では大量の紙や画像形式の文書が日常的に扱われます。OCRソフトを用いることで、これらの文書をテキストデータに変換し、編集や検索が容易になります。これにより、契約書や技術仕様書の管理が効率化され、業務のスピードアップが図れます。
手入力の削減
OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。情報通信業界では大量のデータ入力が必要となる場面が多々ありますが、OCRソフトの導入により、これらの作業が大幅に効率化されます。また、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。
導入注意点
読み取りできる書類
OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られる一般的なフォントで書かれた文字の認識精度が高い傾向にあります。しかし、情報通信業界で扱う技術文書や手書きのメモなど、定形外の文字の認識精度が低い場合があります。OCRでデータ化したい文書によっては、事前のトライアルなどで精度を確認しましょう。
初期設定
汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取る領域の設定や、読み取り領域の項目を事前設定する必要があります。情報通信業界では多様な書類を扱うため、システム設定に先駆けて読み込ませたい書類をリストアップしておきましょう。中には、特定の業務に特化したOCR機能をもつ他カテゴリの製品もあるため、それらも併せて比較しましょう。
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OCRソフトの選び方
1
OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ
OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、契約書管理システムや技術文書管理サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。これらのカテゴリは特定の文書の読み取りに特化しており、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類の書類をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。一方、特定の種類の書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選択すべきです。
2
データ化する書類の種類で選ぶ
OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なり、レイアウトや項目が決まった定形書類、レイアウトや項目が自由の非定型の書類、ICチップや写真が書かれた本人確認書類の3種類が主に対象です。情報通信業界では特に技術文書や契約書が多く扱われるため、これらの書類に対応している製品を選びましょう。
3
OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ
OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。これらのサービスは、次の業務をカバーしています。 ・スキャン代行 ・データの確認及び修正代行 ・書類のデータ化全般 情報通信業界においても、リソースが限られている場合、これらの代行サービスを提供する製品を選びましょう。個人情報や財務情報を含む書類のデータ化を代行してもらう場合は、特に注意が必要です。データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えたうえで、導入を検討しましょう。
4
読み取りデータの編集機能で選ぶ
OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から、特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。除去、補正できるものは以下です。情報通信業界で扱うデータに応じて対応している製品を選びましょう。 ・背景補正 文字の背後にあるグレー塗りや粗いドットなどのノイズを識別して、文字のみを抽出することができます。 ・訂正箇所のよみ飛ばし 取り消し線、訂正印、ぬり潰しなどの訂正箇所を識別して、読み飛ばして、データを抽出することができます。 ・印影の除去 捺印箇所を識別して、印影を除去してからデータ化することができます。 ・傾きや歪みの補正 FAXや画像ファイルの文字の歪みや傾きを補正することができます
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