Web会議システムとは?
更新:2024年11月19日
Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。特に建設や不動産業界では、現場と本社間のコミュニケーション、顧客との商談、プロジェクト会議などで非常に有用です。例えば、現場の進捗状況をリアルタイムで共有し、即座に問題を解決することが可能です。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムは、Web会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。建設現場や不動産の物件紹介においても、クリアな映像と音声が求められる場面で役立ちます。
導入メリット
場所の制約がなくなる
Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため、移動時間や交通費の節約につながります。リモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上などが期待できます。特に、建設業界では現場とオフィスが離れていることが多く、現場視察や会議のための移動が頻繁に必要です。Web会議システムを導入することで、これを大幅に削減でき、効率的な業務運営が可能になります。
映像でコミュニケーションできる
Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。図や資料を共有しながら話したり、表情、仕草、服装、インテリアなどの非言語的コミュニケーションを行うことができます。建設プロジェクトの進行状況や不動産物件の詳細を映像で直接確認できるため、誤解やミスを減らすことができます。
導入注意点
記録を残しにくい
Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。レコーディング機能を備えていない場合は、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。レコーディング機能を備えている場合でも、重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。建設や不動産のプロジェクトでは、契約内容や図面の変更など重要な情報が多いため、記録の管理は特に重要です。
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Web会議システムの選び方
Web会議システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ
Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。各タイプごとに選ぶべきポイントは異なるため、更に詳細なポイントはWeb会議システム診断で要件をチェックしましょう。 ・Web面接特化 Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。面接の日程調整、事前質問の設定、面接評価、候補者のデータ取り込みなど、採用のための機能を備えています。汎用的なWeb会議システムと併用して利用する選択肢もあります。 ・セミナー、動画配信特化 ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。ウェビナー管理ツールも目的ごとで選び型が異なり、セールス向け、広報向け、社内向けなどの用途の製品があります。建設や不動産業界では、プロジェクト説明会や顧客向けの物件紹介セミナーなどに活用できます。 ・取引先との商談特化 オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。商談相手の招待、日程調整、トークスクリプトの表示、商談の履歴管理などの機能を備えています。建設・不動産業界では、顧客との契約交渉やプロジェクトの進捗報告などで非常に役立ちます。 ・株主総会特化 バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。ツールのワークフローに従って進めると、株主総会の準備、開催、開催後の記録などの株主総会の運営を円滑に行うことができます。
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認知度で選ぶ
Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。認知度が高い製品は、多くの人の使用経験があり、使用頻度が高いため、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。建設や不動産業界では、多くの関係者が関わるプロジェクトが多いため、誰でも簡単に使えることが重要です。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。参加可能な人数の上限は以下の通りです。自社に必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。建設プロジェクトの進捗会議や不動産物件のオープンハウスなど、参加人数が多い場合は特に注意が必要です。 ・10人以下 ・100人以下 ・1000人未満 ・1000人以上
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便利なWeb会議の機能で選ぶ
Web会議システムを選ぶ上で、便利で需要の高い機能は以下です。 ・自動文字起こし ・自動翻訳 ・バーチャル背景 ・ファイルの共同編集 ・会議外でのチャット ・会議室へのパスコード設定 これらの機能は、建設や不動産業界での業務効率を高めるために非常に有用です。例えば、自動文字起こし機能は会議内容の記録を簡単にすることができ、自動翻訳機能は国際的なプロジェクトでのコミュニケーションを円滑にします
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