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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。育林業においては、現場での作業報告書や調査データの共有が頻繁に行われるため、PDF形式でのファイル管理が非常に便利です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。育林業では、現場調査データや作業報告書、計画書など多くの書類が発生します。これらの書類をPDF形式で効率よく管理することで、紙ベースの管理からデジタル化への移行がスムーズに行えます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。育林業においては、機密性の高いデータ(例:土地所有者の情報や契約書など)を扱うことが多いため、これらの機密情報を安全に管理するためにPDF編集ソフトは非常に有効です。また、電子署名の追加やタイムスタンプなどの証跡付与機能を使うことで、データの改ざんを防ぎ、完全性を保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。育林業の現場では、多くの関係者やパートナーとデータをやり取りするため、互換性の対応状況を確認し、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンを事前に確認することが重要です。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、育林業における現場作業で使用するデバイスやシステムと互換性があるかどうかを事前に確認する必要があります。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。育林業では、現場調査の結果や計画書などをPDFに変換して関係者に共有する場面が多いため、この機能は非常に重要です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。育林業では、現場データをExcelで管理し、それをPDFに変換して報告書として提出するケースが多いため、必要な形式に対応しているかを確認することが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。育林業では、複数の現場報告書や計画書を一つのファイルにまとめることが多いため、この機能は便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。育林業では、現場でのメモや追加情報をPDFに直接書き込むことが多いため、直接編集機能は重要です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。育林業では、作業の進捗や報告の正確性を確保するために、タイムスタンプが有効です。電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保するためにも、タイムスタンプ機能がある製品を選ぶと良いでしょう。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。育林業では、契約書や重要な書類をPDFで扱う場合が多いため、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択することが重要です。電子署名の対応の可否だけでなく、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法や、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法も確認しましょう

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