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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年11月15日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。飲食業や宿泊業においても、メニュー表、予約確認書、業務マニュアルなど、さまざまな書類をPDFで管理することが一般的です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。飲食業や宿泊業では、メニューの変更やイベント案内など頻繁に書類を更新する必要がありますが、通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生します。PDF編集ソフトを使えば、これらの手間を軽減できます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。飲食業や宿泊業では、顧客の個人情報や予約情報など機密性の高いデータを扱うことが多いため、これらの機能は非常に重要です。また、電子署名の追加やタイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証されます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでメニュー表や予約確認書などをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする取引先や顧客のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。飲食業や宿泊業では、タブレット端末を利用しているケースも多いため、利用する機器に対応したPDF編集ソフトを選ぶことが重要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。飲食店のメニューや宿泊施設の案内書などをPDF化する際に役立ちます。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。例えば、メニューをExcelで編集した後に再度PDF化する際に便利です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。イベントごとのメニューや特別プランの案内など、頻繁にページを編集する必要がある場合に役立ちます。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、利用料も相応になります。特にメニューや広告資料の編集において有用です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。飲食業や宿泊業において、特定の日時に関するデータを確実に保存する必要がある場合には重要です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。飲食業や宿泊業においても、契約書や取引書類などで法的拘束力を持たせる必要がある場面に対応できます

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