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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。保険業界では、顧客契約書、保険証書、請求書など、多くの文書がPDF形式で扱われるため、PDF編集ソフトの利用が非常に重要です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。保険業界では、多数の契約書やクレーム対応書類が日々発生します。これらの書類を効率的に管理するために、PDF編集ソフトは不可欠です。

データの機密性、完全性、可用性の保証

保険業務では、顧客情報や契約内容など、機密性の高いデータを多数扱います。PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限やパスワード保護の設定ができるため、特定の人だけが閲覧や編集できるようにすることができます。これにより、書類の機密性と可用性を確保しやすくなります。また、電子署名やタイムスタンプの付与が可能な製品を選ぶことで、データの改ざん防止や証跡管理が容易になり、データの完全性が保証されます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。保険業界では、異なるシステムやバージョンを使用する複数の関係者と文書をやり取りすることが多いため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。保険業界では、現場でのモバイルデバイスの使用が増えているため、対応OSやブラウザの確認は重要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。保険業では、契約書や報告書などをPDFで作成することが多いため、この機能は重要です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。保険業では、顧客ごとに異なる書類をまとめる際に便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。保険証書や契約書に注釈を追加する際に役立ちます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。保険業界では、契約書や重要書類の保管期間が長いため、タイムスタンプ対応は非常に重要です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。保険業界では、法的拘束力のある文書が多いため、電子証明書に対応できる製品を選択しましょう

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