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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。証券・商品取引業においては、取引報告書や契約書、顧客報告書など、多くの重要書類がPDF形式で管理されています。そのため、PDF編集ソフトの適切な活用は、業務効率やセキュリティの向上に貢献します。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。証券・商品取引業では、多数の取引書類を一元管理する必要があり、PDF編集ソフトによって書類の整理が容易になります。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。証券商品取引業では、機密情報を多く扱うため、書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。証券・商品取引業では、関係者間でPDFファイルのやり取りが頻繁に行われるため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。証券商品取引業では、業務用PCやモバイルデバイスの種類が多岐にわたるため、全ての使用機器で適切に動作するか確認しましょう。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。証券・商品取引業のニーズに合わせて、以下の4つの編集範囲を考慮すると良いでしょう。 ・PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。取引データやレポートをPDF形式で保存する際に役立ちます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。 ・PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。証券・商品取引業で利用する特定のフォーマットに対応しているか確認しましょう。 ・ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。取引報告書や契約書の編集に便利です。 ・直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。証券・商品取引業では、重要な契約書や報告書に注釈を加える際に便利です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、証券・商品取引業において取引の記録を正確に保持するために有効です。電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段としても有効です。なお、タイムスタンプがなくとも、運用などで電子帳簿保存法の要件を満たすことは可能です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。証券・商品取引業では、電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう

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