補助的金融業向けのPDF編集ソフト(シェア上位)
PDF編集ソフトとは?
更新:2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。補助的金融業においては、契約書や取引明細、顧客情報などのPDF書類の編集が頻繁に行われるため、PDF編集ソフトの導入は業務の効率化とセキュリティの向上に大いに役立ちます。
導入メリット
書類管理の効率化
補助的金融業では、契約書や取引報告書、顧客とのコミュニケーション記録など、多くの書類を日々扱います。PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などを通じて書類管理が効率化されます。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。
データの機密性、完全性、可用性の保証
補助的金融業では顧客の個人情報や財務データを取り扱うため、データの機密性と完全性の確保が重要です。PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。これにより、書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。
導入注意点
互換性
補助的金融業では、多くの異なる形式の書類を扱うことが多いため、PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、互換性が重要です。使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。
使用機器、機能の制限
補助的金融業では、使用するデバイスやソフトウェアの互換性が業務効率に大きく影響します。他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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編集の範囲で選ぶ
PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。補助的金融業では、顧客向け報告書や契約書のPDF化が頻繁に行われるため、この機能は必須です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。補助的金融業では、PDFをExcelに変換してデータ分析を行うケースも多いため、変換可能なファイル形式は事前に確認しておくことが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。補助的金融業では、複数の契約書や報告書を一つにまとめたり、必要な部分だけを抽出する作業が頻繁に発生するため、この機能は非常に便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。補助的金融業では、契約書や報告書に直接注釈を追加することが多いため、高度な編集機能が求められます。
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タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。補助的金融業では、契約書や取引記録の信頼性を高めるために、タイムスタンプが重要です。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。
3
電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。補助的金融業では、契約書や重要な取引記録に法的拘束力を持たせるために、電子署名の対応が必須です。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう
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