受付システムと連携できるビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段として広く使われています。特に「受付システムと連携」することで、来客の通知がスムーズに行われ、受付業務の効率が向上します。アカウント管理機能を備えているため、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。また、受付システムとの連携により、訪問者が担当者を指定して直接通知できる機能も提供されています。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えることができます。これにより、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。受付システムと連携することで、来客通知がチャットに直接届き、即座に対応が可能となり、訪問者の待ち時間も短縮されます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。受付システムとの連携により、来客通知もビジネスチャット内で一元管理できるため、各ツールを個別に確認する手間が省けます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。受付システムとの連携により、訪問者に関する情報も特定のチャットルームで管理できるため、必要な情報を迅速に共有できます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがあります。受付システムとの連携を考える際も、メールとチャットの使い分けを明確にすることが重要です。チャットではリアルタイムの通知が可能ですが、正式な記録として残す場合にはメールが適しています。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。受付システムからの通知も、特定の担当者への個別通知が基本となるため、全体連絡には他の方法を併用する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。受付システムとの連携においても、正式な訪問記録は別途管理することが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。受付システムとの連携を重視する場合は、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。受付システムとの連携を考える際、来客通知が社外からも可能な仕組みを検討することが重要です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。特に以下のカテゴリと連携することで、作業効率が向上します。 **web会議システム:** web会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール:** タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **ワークフローシステム:** 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **勤怠管理システム:** 勤怠に関する通知がチャットに届きます。 **経費精算システム:** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット:** 各種問い合わせに対応したり、ファイルや過去の会話をスムーズに参照できます。 **メールソフト:** メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知できます。 **受付システム:** 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、受付業務の効率化を図れます。 受付システムとの連携を重視する場合、この機能が充実しているビジネスチャットツールを選ぶことが重要です
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