水道業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。水道業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を改ざん不可能な形で残し、本人性を担保します。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。電子契約システムを導入することで、水道業務のペーパーレス化、業務効率化、費用削減などのメリットが得られます。特に、水道業においては受発注業務や保守契約など、多岐にわたる契約が必要となるため、電子契約システムの導入は非常に有効です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
水道業務においても、契約締結のリードタイムが無くなることで、業務効率が大幅に向上します。例えば、補修工事の契約や部品の発注など、緊急対応が求められる場面でも、電子契約なら迅速に対応可能です。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これによって、水道業務の中で頻繁に発生する契約の更新や管理が簡便化されます。
費用削減
電子契約による費用削減の一例として、水道業においても印紙税、郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が削減できます。特に、自治体や他の公共機関との大量の契約を行う場合、これらの削減効果は顕著です。また、業務効率化による人件費の抑制も期待できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、水道業務においても契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。これにより、法的義務や規制に対するコンプライアンスが強化され、債務履行の確実性が高まります。
テレワーク推進
水道業務においても、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの導入は有益です。従業員がリモートで契約内容を確認し、承認することが可能となり、ハンコを押すために出社する必要が無くなります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
水道業務においても、特定の書類については電子化に制約があります。たとえば、特定の許認可書類や対公共機関との契約については、紙の形式が求められる場合があります。また、契約相手方の同意が必要な場合もあり、この点を事前に確認することが重要です。
契約の相手方の導入ハードル
水道業務の契約相手は、自治体や公共機関、その他の企業など多岐にわたります。相手方にも電子契約のメリットを理解してもらい、導入ハードルを下げるための説明やサポートが必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
水道業務で締結する契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。
2
システム連携から選ぶ
CRM、SFA、営業管理ソフト 水道業務においても、契約前後の業務を管理するためのシステム連携が有効です。 ワークフローシステム 水道業務の社内稟議や契約ファイル送信を自動化し、コンプライアンスを守ります。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携させることで、未回収リスクを低減します。
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