ガス業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。ガス業界においては、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、ガス供給契約やメンテナンス契約などの業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
ガス業界においても、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。通常、ガス供給契約や設備メンテナンス契約などは複数のステークホルダーを巻き込むため、紙ベースの契約では時間がかかりますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の管理が容易になり、過去の契約書を倉庫から引っ張り出す手間も省けます。また、電子契約システムのタイプによっては、契約ファイル作成や条件交渉を自動化できるものもあり、大量の契約ファイル作成が必要なガス業界においても大いに役立ちます。
費用削減
ガス業界における電子契約の費用削減の例としては、印紙税の削減が挙げられます。ガス供給契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合、電子契約にすることで印紙税を削減できます。また、郵送代や保管費用も削減でき、業務に紙を使うことによる直接発生する費用が減少します。さらに、業務効率化によって間接的に人件費も抑制されます。
コンプライアンス強化
ガス業界では安全性と法令遵守が極めて重要です。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙での契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスの強化につながります。
テレワーク推進
ガス業界においても、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点が顕著に表れます。ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、リモートでの業務がスムーズに進行できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
ガス業界においても、特定の書類は紙での提出が法律で求められる場合があります。例えば、訪問販売や電話勧誘販売に関連する書類など、特定の業界や事業形態に関わるものです。また、契約の相手方の同意が必要な場合もありますので、事前に確認が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
ガス業界の契約相手（例えば、下請け業者や個人顧客）が電子契約システムに不慣れな場合、導入には説明やサポートが必要です。相手方が電子証明書を取得する手間や費用を考慮し、説明資料やサポート体制を整えることが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
ガス業界においては、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断する必要があります。一般的には立会人型署名が手軽に導入できますが、重要な契約には当事者型署名が推奨されます。
2
システム連携から選ぶ
ガス業界においても、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務がスムーズに連携し、未回収リスクの低減につながります。
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