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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。捕鯨業のような特殊な業界においても、出張や特殊な作業にかかる経費を効率的に管理することが可能です。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させることができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。捕鯨業では、船上や遠隔地での作業が多く、申請者は時間と場所を選ばず、外出先からも申請することができます。承認者も承認のために出社する必要がなく、船上や現場からアクセスできます。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容との照合などの一連の作業時間が短縮され、定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。捕鯨業では特に高額な経費が発生することが多く、不正に高額な経費を精算しようとした場合でも、システム上でそれを発見し、不正を防ぐことができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。捕鯨業では、特に燃料費や船舶の維持費が大きな割合を占めることが多いですが、これらの経費の傾向をシステム上で把握し、データをもとにコスト削減の取り組みを進めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。捕鯨業のような特殊な業界では、特定の会計ソフトを使用しているケースが多いため、自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。捕鯨業の従業員は船上や遠隔地での作業が多いため、導入前のデモなどで様々な状況下での使いやすさを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。捕鯨業では船上での経費も多いため、領収書の取り込み方法が重要です。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、船上や遠隔地でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。 大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。捕鯨業の従業員が陸上での移動を行う場合にも、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。捕鯨業では特に燃料費などでカード使用が多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。捕鯨業では特に燃料や船舶の維持費などの経費が多いため、作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。捕鯨業の会計ソフトと連携できるか確認しましょう。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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