経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に損害保険業界では、多くの外回り業務や出張が伴うため、経費精算システムの導入は業務効率化に大きく寄与します。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。損害保険業界では、多くの営業担当者や調査員が外出先で経費を発生させるため、時間と場所を選ばずに経費申請ができる利便性が重要です。申請者は、空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のために出社する必要がなくなります。交通費の経路検索や交通費計算、申請内容の照会など、一連の作業時間が短縮されます。特に、損害保険業界で頻繁に利用される交通費や宿泊費の自動計算機能は、処理の効率化に大きく寄与します。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。損害保険業界では、多くの経費が発生するため、不正やミスを防ぐ機能は特に重要です。例えば、不正な経費申請を防ぐためのアラート機能や、過去の経費履歴を簡単に確認できるダッシュボードなどが役立ちます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。損害保険業界では、営業部門や調査部門など、複数の部門が経費を多く使います。例えば、交通費の比率が高い部門や、宿泊費の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。損害保険業界では、多くの取引が発生するため、会計ソフトとの連携は特に重要です。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。損害保険業界では、フィールドワークが多いため、モバイル対応のUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。損害保険業界では、外出先で発生する多くの領収書を効率的に処理する必要があります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、フィールドワーク中でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。損害保険業界では、多くの外出があるため、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。損害保険業界では、カードでの支払いが多いため、これらの機能は特に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。損害保険業界では、様々な取引が発生するため、これらの機能は非常に有用です。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。損害保険業界では、正確な経費管理が求められるため、連携方式の確認は重要です。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されているケースもあります。 損害保険業界においては、効率的で正確な経費管理が求められるため、適切な経費精算システムの選定が重要です。これらのポイントを考慮して、自社に最適なシステムを導入しましょう
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