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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。在日外国銀行においても、従業員の多国籍性や国際的な業務の特性により、経費の種類や数が多岐にわたることが考えられます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。在日外国銀行の従業員は、複数の言語やタイムゾーンにおいて業務を行う場合が多いため、時間と場所を選ばずに経費を申請できるシステムは非常に有用です。例えば、海外出張中の交通費や宿泊費を現地で即座に申請できるため、リアルタイムでの経費管理が可能になります。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。在日外国銀行では、異なる国の規制やコンプライアンスに従った経費処理が求められるため、システム上での一貫した管理が重要です。例えば、高額な経費や不適切な経費申請をシステムが自動的に検出し、承認者にアラートを送ることができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。在日外国銀行では、多国籍チームや異なる部門が多く存在するため、部門ごとの経費の傾向を把握し、適切なコスト管理を行うことが必要です。例えば、特定の地域や国での出張費が高騰している場合、その原因を分析し、経費削減策を講じることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。在日外国銀行では、国際的に使用される会計基準や多国籍の会計ソフトウェアとの連携が求められるため、システム選定時にこれらの対応を確認することが重要です。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。在日外国銀行の従業員は多国籍であるため、多言語対応のUIが求められます。導入前のデモなどで、異なる言語や文化背景を持つ従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度や使用感を確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。多国籍のユーザーに対応しやすく、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。 大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。在日外国銀行の従業員が日本国内で利用する際には特に有用です。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。在日外国銀行では、国際的な取引が多いため、複数のクレジットカード連携に対応しているか確認することが重要です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。在日外国銀行では、国際的な会計基準や多国籍の会計ソフトとの連携が求められるため、システム選定時にこれらの対応を確認することが重要です

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