経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。保険サービス業では、営業担当者やフィールドワーカーが多くの出張や外出を伴うことが多いため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を大幅に削減し、従業員の業務効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。保険サービス業では、営業担当者が多くの顧客訪問を行うため、時間と場所を選ばず、外出先からでも経費申請を行えることが重要です。これにより、申請から承認までのプロセスが迅速化され、交通費の経路検索や料金計算も自動化されます。特に、頻繁に発生する定期区間の交通費が自動で控除される機能は、保険サービス業において非常に有用です。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。保険サービス業では、多くの現場での支出が発生するため、不正に高額な経費を申請されるリスクがありますが、システム上での確認と承認により、不正を未然に防げます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握しやすくなります。保険サービス業では、営業部門ごとの交通費や宿泊費の比率を分析し、効率的なコスト削減のためのデータを活用できます。部門ごとの経費の傾向を把握し、データをもとにコスト削減の取り組みを進めることが可能です。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。保険サービス業では、複数の事業部門や営業所が存在する場合が多いため、自社の会計ソフトとの連携対応とその方法を確認することが重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも非常に重要です。保険サービス業では、様々な年代の従業員がいるため、導入前のデモなどで多くの従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度や操作のしやすさを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減できます。保険サービス業では、営業担当者が多くの領収書を処理するため、効率的な取り込み方法が重要です。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。外出先でも領収書を取り込めるため便利です。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。非常に高精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。保険サービス業では、営業担当者が頻繁に電車やバスを利用するため、ICカードのデータを自動で取り込む機能は非常に役立ちます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを自動入力します。保険サービス業では、営業担当者がカードでの支払いを多く行うため、この機能が便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。保険サービス業では、様々な取引が発生するため、以下のような連携機能が役立ちます。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。保険サービス業では、事業規模や会計ソフトの種類に応じて以下の連携方式を選ぶことが重要です。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。最新のデータを毎回取り込む手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携:経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合があり、システム開発が不要なケースもあります
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