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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 捕鯨業においても、電子契約システムは非常に有効です。捕鯨業は漁業と同様に多くの法規制が存在し、契約の透明性とコンプライアンスが求められます。電子契約システムを使うことで、契約内容の改ざん防止や情報の一元管理が可能となり、法的リスクを低減することができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

捕鯨業では、出漁許可や取引先との契約、船員との雇用契約など多岐にわたる契約管理が必要です。電子契約システムを導入することで、これらの契約締結を迅速に行うことができ、リードタイムが大幅に短縮されます。紙の契約書を取り扱う場合、契約締結までに数日を要することが一般的ですが、電子契約ならば数分で完了します。また、契約締結後はシステム上で自動的に契約ファイルが保管され、簡単に検索・管理できるため、契約書の紛失や保管にかかるコストも削減されます。

費用削減

捕鯨業でも電子契約システムを用いることで、費用削減が期待できます。例えば、印紙税の支払いや郵送代、紙代、保管費用などが削減されます。加えて、業務効率化により人件費も削減することができます。特に、捕鯨業は季節ごとのピークがあり、契約業務が集中する時期には大きな効果を発揮します。

コンプライアンス強化

捕鯨業においては、国際的な規制や法令に対応することが求められます。電子契約システムを導入することで、契約内容の可視化が進み、業務の抜け漏れを防ぎます。また、契約書の紛失や改ざんを防止する仕組みがあるため、信頼性の高い契約管理が可能となります。

テレワーク推進

捕鯨業では、船上での業務や遠隔地での契約が発生することが多いです。電子契約システムを導入することで、インターネット環境さえあればどこからでも契約締結が可能となり、テレワークを推進することができます。これにより、業務の柔軟性が向上し、効率的な運営が可能となります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

捕鯨業においても、特定の書類は紙での保存が法的に求められる場合があります。例えば、一定の公的許認可書類や国際的な認証書類などです。これらの書類については、電子契約システム導入前に法的な確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

捕鯨業の取引相手が電子契約システムに対応しているかを確認することも重要です。特に、国際的な取引先や小規模な漁業団体など、電子契約システムの導入に対するハードルが高い場合があります。このような場合、システムの導入手順やメリットを丁寧に説明し、理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

捕鯨業においても、契約の内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶかを決定します。立会人型署名は手軽に導入できるため、相手方が多い捕鯨業の取引に適しています。一方、重要な契約には実印レベルの当事者型署名が必要です。

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システム連携から選ぶ

捕鯨業の業務フローに合わせて、以下のシステム連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 捕鯨業の取引先情報や受発注管理に役立ちます。 ワークフローシステム 社内稟議と契約の連携を自動化し、コンプライアンスを強化します。 電子決済 契約と支払いを同時に行うことで、未回収リスクを低減します。

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