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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。林業においても、土地の取引や木材の売買契約などが紙の書類で行われていることが多いかもしれませんが、電子契約システムを導入することでこれらの契約を電子化できます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子契約システムは「業務委託契約」や「雇用契約」だけでなく、受発注や社内稟議など広く同意の証を残す用途で使うことができます。林業の現場でも、木材の受発注や土地の賃貸契約など多岐にわたる契約に対応できる点が魅力です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

林業においても、契約の締結と期限管理は重要な業務の一部です。契約締結のリードタイムが無くなることで、迅速な取引が可能になります。紙での契約締結は数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。林業では、土地や木材の長期的な契約が多いため、これらの契約の管理が大幅に効率化されるでしょう。

費用削減

林業においても、紙の使用に伴う費用は無視できません。電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減、郵送代や保管にまつわる費用の削減が挙げられます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が削減されます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。林業では契約書の量が多いため、これらのコスト削減効果は非常に大きいでしょう。

コンプライアンス強化

林業においても、契約内容の可視化と業務の抜け漏れ防止は重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんも防げます。

テレワーク推進

テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点がさらに際立っています。林業でも、ハンコを押すためや紙の契約書の内容を確認するためだけに事務所に出社する必要がなくなり、リモートでの業務が進めやすくなります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

林業においても、特定の書類には電子化の制約があります。法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。事前にこれらの制約を確認し、対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

林業の取引先が電子契約システムに慣れていない場合、導入のハードルが考慮すべき点です。相手方に対してシステムの使い方やメリットを説明するための工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

林業の取引内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断することが重要です。

2

システム連携から選ぶ

林業に関連する他のシステムとの連携を考慮することも重要です。例えば、CRMやワークフローシステム、電子決済システムとの連携が有効です。

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