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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。木造建築工事業においても、建築許可申請書、設計図面、契約書など、重要な書類がPDF形式でやりとりされることが多いため、PDF編集ソフトの活用は業務効率を大幅に向上させる手段となります。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。特に木造建築工事業では、設計図面のバージョン管理や工事進捗報告書の作成などが頻繁に発生します。これにより、現場とオフィス間での書類のやりとりがスムーズになり、業務の効率化が期待できます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。木造建築工事業では、工事見積書や契約書などの機密情報が含まれる書類が多いため、これらの書類の機密性を確保することが重要です。また、電子署名の追加やタイムスタンプの付与が可能な製品もあり、データの改ざんを防止することができます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。木造建築工事業では、設計図面や工事計画書などのフォーマットが崩れることは大きな問題となりますので、互換性の対応状況や頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンを確認することが重要です。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。木造建築工事業では、現場でのモバイルデバイスの利用も多いため、使用機器や機能の制限についても事前に確認しましょう。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。木造建築工事業では、設計図や施工計画書のPDF化が主な用途となります。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。建設現場では、PDF形式の設計図を他の形式に変換して利用するケースもあります。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。木造建築工事業では、各種報告書や契約書のページ単位での編集が求められることが多いです。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。これらの機能は、設計図や施工計画書の修正に非常に役立ちます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。木造建築工事業では、工事進捗報告書や契約書の正確な日時の証明が重要です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。木造建築工事業では、法的拘束力のある契約書や重要な書類をPDFで扱う場合、電子証明書に対応できる製品を選択することが重要です

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