さく井工事業向けのPDF編集ソフト(シェア上位)
PDF編集ソフトとは?
更新:2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。さく井工事業においても、契約書や技術資料、報告書などの文書をPDF形式でやり取りすることが多いため、PDF編集ソフトの導入は業務効率化に大いに役立ちます。
導入メリット
書類管理の効率化
PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。さく井工事業では、プロジェクトごとに大量の書類が発生しがちですが、これらの書類を一元管理しやすくなります。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、PDF編集ソフトを使えばこれらの手間を軽減できます。
データの機密性、完全性、可用性の保証
PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限やパスワード保護の設定ができるため、特定の人だけが閲覧や編集できるようにすることができます。さく井工事業では、機密性の高い技術資料や顧客情報を扱うことが多いため、これらの機能は非常に重要です。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。
導入注意点
互換性
PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトが崩れる可能性があります。さく井工事業では、技術図面や詳細な報告書を扱うため、互換性の問題は業務に大きな影響を与える可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。
使用機器、機能の制限
他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。さく井工事業では現場とオフィスで異なるOSを使用することがあるため、複数のOSに対応した製品を選ぶことが重要です。
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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編集の範囲で選ぶ
PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 ・PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。さく井工事業では、現場で手書きした図面やメモをスキャンしてPDFに変換することが頻繁に行われるため、この機能は非常に便利です。 ・PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。技術資料を他の形式で提出する必要がある場合、この機能は役立ちます。 ・ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。さく井工事業では、プロジェクトごとに異なる書類を一つのPDFにまとめることが多いため、この機能は便利です。 ・直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。さく井工事業においても、現場の写真に注釈を入れるなどの用途で非常に便利です。
2
タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。なお、タイムスタンプがなくとも、運用などで電子帳簿保存法の要件を満たすことは可能です。さく井工事業においても、工事の進捗を証明するためにタイムスタンプを活用することが考えられます。
3
電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。さく井工事業では、法的拘束力のある契約書などを扱うため、電子証明書に対応できる製品を選択しましょう
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