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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。特に速記・筆耕・複写業の業界では、業務の特性上、移動や外出が頻繁に発生するため、経費精算システムの導入が効果的です。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。速記・筆耕・複写業の業務では、頻繁に外出し、現場で作業を行うことが多いため、移動中や出先でもスマートフォンやタブレットを使って経費申請ができると非常に便利です。これにより、オフィスに戻ってからの煩雑な経費処理の時間を大幅に削減できます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。特に速記・筆耕・複写業の業務では、複数のプロジェクトやクライアントに対して経費を精算することが多いため、システム上での確認が重要です。不正に高額な経費を精算しようとする不正行為を防ぐだけでなく、経費の二重申請や漏れも防止できます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。速記筆耕複写業では、交通費や材料費が頻繁に発生するため、これらの経費の管理が重要です。例えば、特定のクライアントやプロジェクトに対する経費の比率を把握し、効率的なコスト管理を行うことができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。速記・筆耕・複写業の業界では、迅速な経費処理が求められるため、スムーズな連携が重要です。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。特に速記筆耕複写業では、ITリテラシーが異なるスタッフが多いため、簡単で直感的なUIを持つシステムが望ましいです。導入前のデモなどで従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。速記・筆耕・複写業では、現場での支出が多いため、この機能は特に重要です。 **アプリスキャン**:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 **スキャナー**:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 **転記代行**:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。速記・筆耕・複写業では、移動が多いため交通系ICカードのデータを取り込むことで、交通費の正確な管理が可能になります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。速記・筆耕・複写業では、材料費や交通費など、カードでの支払いが多い場合に便利です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。速記・筆耕・複写業では、特定の取引が多いため、この機能は便利です。 **タクシー手配**:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **ホテル手配**:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **航空券手配**:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **新幹線手配**:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **レンタカー手配**:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **Amazon手配**:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。速記・筆耕・複写業において、迅速な経費処理が求められるため、連携方式の選定も重要です。 **CSV連携**:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 **システム開発によるシステム連携**:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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