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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。計量証明業界においても、従業員が支払った交通費、宿泊費、計量機器のメンテナンス費用などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、計量証明業の特有の業務負担を軽減することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

計量証明業においても、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず、計量現場からも申請することができ、承認者も承認のための出社が不要になります。計量機器の運搬や現場移動に伴う交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期的な機器校正やメンテナンス時の経費計算も自動化できます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、計量証明業の現場で発生する多様な経費についてもシステム上で透明性を確保でき、不正な経費申請を防ぐことができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、計量証明業の各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、頻繁に現場を訪れる部門の交通費の比率や、機器メンテナンス費用の傾向をシステム上で迅速に把握できます。これらのデータをもとに、部門ごとのコスト削減の取り組みを進められます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。計量証明業においても、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。計量証明業特有の経費項目がある場合、それに対応できるかも確認する必要があります。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。計量証明業の現場スタッフや事務スタッフが使いやすいUIを選ぶことが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書を経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。計量証明業では、現場での支出が多いため、効率的な領収書取り込みが重要です。 **アプリスキャン**:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、現場からでも領収書を取り込めます。 **スキャナー**:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 **転記代行**:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。計量証明業の移動が多い場合、この機能は特に有用です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。計量証明業の現場での支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。計量証明業の特有の取引が多い場合、これらの連携機能が役立ちます。 **タクシー手配**:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。現場への移動が多い計量証明業では特に便利です。 **ホテル手配**:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **航空券手配**:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **新幹線手配**:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **レンタカー手配**:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 **Amazon手配**:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 **CSV連携**:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 **システム開発によるシステム連携**:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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