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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

一般廃棄物処理業において、経費精算システムとは従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、廃棄物処理業務に伴う交通費、宿泊費、食事代、作業用品や燃料代、廃棄物処理施設への支払いなどの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。このシステムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させ、より効率的で透明性のある経費管理が実現できます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

一般廃棄物処理業では、現場での作業が多く、移動も頻繁です。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、現場や移動中でもスマホやタブレットを使ってリアルタイムに申請が可能となり、承認者も事務所に戻ることなく承認作業を行えます。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容との照会作業が短縮され、定期区間の自動控除など、煩雑な料金計算も自動化できます。

不正、ミスの防止

一般廃棄物処理業では、多くの従業員が現場で経費を支出するため、不正やミスのリスクが高まります。従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、高額な経費を不正に精算しようとする場合、システム上でそれを発見し、不正を防ぐことができます。さらに、経費の管理がシステム化されることで、経費の透明性が向上します。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、燃料費の比率が高い部門や、効率的な廃棄物運搬ルートを実現している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。これにより、最適なコスト管理が可能となり、業務の効率化と経費の削減に繋がります。

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導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。一般廃棄物処理業においては、特に燃料費や作業用品費などの細かい経費項目が多いため、会計ソフトとの連携は非常に重要です。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。特に、現場作業が多い一般廃棄物処理業では、スマホやタブレットでの操作性が重要となります。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 **アプリスキャン**:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、現場からでも領収書を取り込めます。 **スキャナー**:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 **転記代行**:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 **タクシー手配**:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **ホテル手配**:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **航空券手配**:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **新幹線手配**:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **レンタカー手配**:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **Amazon手配**:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 **CSV連携**:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 **システム開発によるシステム連携**:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 一般廃棄物処理業における特有のニーズに対応できる経費精算システムを選ぶことで、業務効率の向上とコスト削減を実現できます

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