建物サービス業向けの経費精算システム（シェア上位）
経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に建物サービス業においては、現場作業が多く、従業員が頻繁に移動するため、交通費や宿泊費の管理が煩雑になることが多いです。経費精算システムの導入により、これらの経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。建物サービス業では、現場とオフィスを頻繁に行き来する従業員が多いため、申請者は時間と場所を選ばずに外出先から申請することができます。承認者も出社する必要がなく、リモートで承認が可能です。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容の照会といった煩雑な作業時間が短縮され、定期区間の自動控除など料金計算が自動化されます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、建物サービス業では複数の現場を担当することが多く、経費項目が多岐にわたるため、システムによるチェックが重要です。高額な経費が申請された場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。建物サービス業では、交通費や宿泊費が大きな割合を占めることが多いため、これらの経費の傾向をシステム上で把握し、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。建物サービス業のように多くの現場を管理する企業では、迅速かつ正確な仕訳が求められます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。特に建物サービス業では、現場スタッフから管理職まで幅広い層が利用するため、導入前のデモで様々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減できます。特に建物サービス業では、現場ごとに多くの領収書が発生するため、これらの機能が大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。現場からでも簡単に取り込めます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。非常に高い精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。建物サービス業では、頻繁な移動が必要なため、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減でき、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。特に建物サービス業では、多くの現場で様々な取引が発生するため、以下の連携機能が役立ちます。 タクシー手配 ホテル手配 航空券手配 新幹線手配 レンタカー手配 Amazon手配
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。最新データの取り込みに手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合、利用者によるシステム開発が不要なケースもあります
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