下宿業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 下宿業においても、契約書の管理や締結が頻繁に発生します。特に入居者との賃貸契約やサービス利用契約などで、ペーパーレス化による業務効率化が期待できます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
下宿業では、入居者との契約書の締結や更新が頻繁に行われます。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に削減されます。紙の契約書の場合、契約締結に数日を要することがありますが、電子契約なら数分で完了します。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約管理にかかる時間と労力が大幅に削減されます。
費用削減
電子契約システムの導入により、印紙税、郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用など、紙を使うことによる直接的な費用を削減できます。特に下宿業では、複数の入居者との契約が発生するため、これらの費用削減効果は大きいです。また、業務効率化によって、間接的に人件費の抑制も期待できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、契約内容が可視化されます。これにより業務の抜け漏れが減り、契約履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。下宿業においては、入居者との契約が重要な法的文書であるため、これらのリスクを低減することが重要です。
テレワーク推進
下宿業務においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約書の内容確認やハンコを押すためだけに出社する必要がなくなります。これにより、業務の柔軟性が向上し、効率的な働き方が可能になります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。下宿業では、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などが該当する場合があります。これらの書類については、電子化の制約を理解し、適切な対応が求められます。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要です。特に入居者が電子契約に不慣れな場合、導入ハードルが高くなることがあります。そのため、相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を丁寧に説明することが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名は、電子契約システムの提供者が立会人となり、認印レベルの電子署名を行います。一方、当事者型署名は契約当事者の双方が電子証明書を取得し、実印レベルの電子署名を行います。下宿業においては、契約内容に応じて適切な署名方式を選ぶことが重要です。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムと他のシステムの連携が重要です。下宿業においては、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務を効率的に管理できます。
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