酒場・ビヤホール向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
酒場やビヤホールを運営する経営者の皆様にとって、電子契約システムは契約業務の効率化を実現する強力なツールです。従来は紙ベースで行われていた契約業務を電子的に行うことで、契約の締結や管理が迅速に行えます。例えば、ビールの仕入れ契約や店舗賃貸契約など、様々な契約を電子化することで、業務の効率化やコストの削減が期待できます。電子署名により「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれるため、信頼性も高まります。契約締結後のファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。これにより、ペーパーレス化が進み、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
酒場やビヤホールの運営において、契約業務の効率化は非常に重要です。ビールや食品の仕入れ契約、店舗賃貸契約などを電子契約にすることで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。例えば、新しいビール銘柄を取り扱う際の契約も、数分で完了することが可能です。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約書の紛失や管理の手間が削減されます。
費用削減
酒場やビヤホールの運営において、コスト削減は常に重要な課題です。電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、紙代、保管費用などが削減されます。例えば、ビールの仕入れ契約や設備のリース契約など、頻繁に行われる契約も電子化することで、直接発生する費用を大幅に削減できます。さらに、業務効率化により、スタッフの時間を有効に活用できるため、人件費の抑制も期待できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムを導入することで、業務や契約内容が可視化され、コンプライアンスの強化が図れます。酒場やビヤホールでは、食品衛生や労働条件など法的な要件が多いため、契約書の紛失や改ざんを防ぐことが重要です。電子契約システムにより、契約書の保全と管理が確実に行えるため、法務リスクの低減につながります。
テレワーク推進
コロナ禍以降、テレワークが推進される中、酒場やビヤホールの経営者やスタッフもテレワークを活用する場面が増えています。電子契約システムを導入することで、紙の契約書に依存せず、どこからでも契約業務を行えるため、出社の必要がなくなります。これにより、柔軟な働き方が実現し、業務の効率化が進みます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
酒場やビヤホールの運営においても、すべての書類が電子化できるわけではありません。法律により、紙での保存が必要な書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。例えば、店舗賃貸契約や従業員の労働条件通知書などは、電子化に制約がある場合があります。導入前に、どの書類が電子化できるかを確認することが重要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約システムの導入は、契約の相手方の同意が必要です。例えば、ビールメーカーや食品サプライヤーが電子契約に対応していない場合、相手方の同意を得るための説明や調整が必要です。相手方に電子契約の利便性を理解してもらうための説明資料や、説明会の開催が有効です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名は、電子契約システムの提供者が署名を行う形式で、簡便に導入できます。一方、当事者型署名は、契約当事者双方が署名を行う形式で、実印レベルの信頼性があります。酒場やビヤホールの契約内容に応じて、適切な署名形式を選びましょう。
2
システム連携から選ぶ
CRM、SFA、営業管理ソフト 契約業務は営業活動の一部として行われます。CRMや営業管理ソフトと連携することで、契約業務を効率的に管理できます。例えば、顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信することが可能です。 ワークフローシステム 社内稟議と契約ファイルの送信を自動化することで、コンプライアンスを守りながら効率的に契約業務を行えます。 電子決済 契約と支払いを同時に行う取引では、電子契約システムと電子決済サービスの連携が有効です。未回収リスクの低減につながります。
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