料亭向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 料亭業界においても、仕入れ業者との取引契約や従業員の雇用契約、さらにはイベントや宴会の予約管理など、さまざまな業務で電子契約システムは有用です。特に、料亭のような伝統的な業態においても、効率化とコスト削減を実現するための有力なツールとなり得ます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 料亭においても、仕入れ業者との契約や顧客との予約契約を迅速に締結できることは大きなメリットです。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、紙ベースの管理から解放され、業務の効率化が図れます。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。 料亭においては、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用の削減が期待できます。具体的には郵送代、紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込めます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。
テレワーク推進
料亭業界もまた、テレワークやリモートワークを含む柔軟な働き方の推進が求められることがあります。電子契約システムを導入することで、オフィスに出向くことなく契約業務を完結できるため、働き方の多様化に対応できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。前者の多くは、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など、特定の業界や事業形態に関わるものです。後者の多くは、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的なものです。料亭業界でも、特定の契約書類については電子化の制約があることを理解しておく必要があります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。例えば、仕入れ業者や顧客が電子契約システムに不慣れな場合、導入をスムーズに進めるための説明やサポートが必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。料亭業界でも、締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。
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システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。
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