電気、ガス、水道向けの請求書受領サービス

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請求書受領サービスの請求書の受け取り方法は、以下の2つパターンがあります。 ・受領代行 運営会社が紙で届く請求書の受取とデータ化を代行してくれます。電気、ガス、水道の請求書もオフィスに届くことがなくなるため、毎月届く請求書の処理から解放されます。受領代行に対応しているサービスの中には、請求書の原本の保管することができるものがあり、インボイス制度の7年間の保存義務を満たすための、書類の保管スペース確保もできます。このサービスを利用する場合は、サービスの継続性が特に重要なため、信用力が高く、実績のある運営会社を選ぶことをおすすめします。 ・取引先がアップロード 請求書のデータを取引先にアップロードしてもらうことで、回収する方法です。電気、ガス、水道の請求書は公共機関からの発行が多いため、この方法を使用する際には、公共機関との調整が必要になる場合があります。また、別途届いてしまった請求書は、自社で請求書でアップロードする必要がある点も注意が必要です。

請求書のデータ化方法は、「OCRのみ」と「OCRと人力チェック」の2種類があります。電気、ガス、水道の請求書はフォーマットが多様であるため、OCRと人力チェックの併用が望ましいです。OCRのみは、データ化の速度が早く、締め日のぎりぎりに届いた請求書も素早く処理できます。人力でのチェックがある場合は、人のチェックが入るため正確にデータが入力されるメリットがあります。また、OCRで読み取れない書式や文字もデータ化できるメリットもあります。スピード重視と精度重視でそれぞれ一長一短です。

請求書受領サービスの中には、FBデータを作成できるものがあります。FBデータとは銀行に振込み依頼をするためのテキストデータです。電気、ガス、水道の請求書もこのデータを利用してスムーズに支払うことができます。取引先が多く、振込業務が煩雑に感じている場合はFBデータの作成に対応した製品を選びましょう。