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Web会議システムとは?

更新:2024年11月19日

Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。特に農業、林業、漁業などの現場作業が多い業界では、オフィスに戻らずにその場で会議ができるため、非常に有用です。 類似のカテゴリにテレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムはWeb会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。農業、林業、漁業においても、大規模な協議や重要な取引先との会議においては、テレビ会議システムが活用されることが多いです。

pros

導入メリット

場所の制約がなくなる

Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため、移動時間や交通費の節約につながります。農業、林業、漁業では作業現場が遠方であることが多いため、現地から直接会議に参加することで大幅な時間とコストの削減が期待できます。リモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上などが期待されます。

映像でコミュニケーションできる

Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。農業、林業、漁業では、現場の状況を映像で共有することで、問題解決のスピードが上がります。例えば、農作物の病害虫の状態や林業での伐採予定地の確認、漁業での漁獲物の状況などを映像でリアルタイムに共有することができます。

cons

導入注意点

記録を残しにくい

Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。農業、林業、漁業では、現場での会議内容が重要な意思決定に直結することが多いため、レコーディング機能を備えていない場合は、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。レコーディング機能を備えている場合でも、重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。

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Web会議システムの選び方

Web会議システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ

Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。農業、林業、漁業の業界でも、それぞれの用途に合ったシステムを選ぶことが重要です。 **Web面接特化** Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。面接の日程調整、事前質問の設定、面接評価、候補者のデータ取り込みなど、採用のための機能を備えています。農業、林業、漁業の現場作業者の採用にも便利です。 **セミナー、動画配信特化** ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。農業、林業、漁業の新しい技術や知識を共有するためのオンラインセミナーや研修に適しています。セールス向け、広報向け、社内向けなどの用途の製品があります。 **取引先との商談特化** オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。商談相手の招待、日程調整、トークスクリプトの表示、商談の履歴管理などの機能を備えています。農業、林業、漁業の産品取引や契約交渉においても有用です。 **株主総会特化** バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。ツールのワークフローに従って進めると、株主総会の準備、開催、開催後の記録などの株主総会の運営を円滑に行うことができます。

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認知度で選ぶ

Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。認知度が高い製品は、多くの人の使用経験があり、使用頻度が高いため、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。農業、林業、漁業の業界で広く使われているシステムを選ぶことで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。参加可能な人数の上限は以下の通りです。農業、林業、漁業の業界では、現場スタッフから管理職まで多様な人数が参加することがあるため、自社に必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。 10人以下 100人以下 1000人未満 1000人以上

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便利なWeb会議の機能で選ぶ

Web会議システムを選ぶ上で、便利で需要の高い機能は以下です。農業、林業、漁業の現場でも有効に活用できます。 自動文字起こし 自動翻訳 バーチャル背景 ファイルの共同編集 会議外でのチャット 会議室へのパスコード設

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