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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。不動産賃貸業においても効率的な人事管理は非常に重要です。例えば、物件管理やテナント対応など多岐にわたる業務を担当するスタッフの情報を一元管理し、適切な評価や配置を行うことができます。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。不動産賃貸業界特有の業務フローをサポートするためのカスタマイズが可能な人事システムを選ぶと良いでしょう。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

不動産賃貸業では、物件管理やテナント対応など多岐にわたる業務を担当するスタッフの情報管理が重要です。人事システムを使用することで、従業員情報を一元管理し、2重管理や転記が必要だった情報の入力工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。不動産賃貸業では、契約書や管理書類も多いため、これらの書類をシステム管理することで検索が容易になり、業務効率が大幅に向上します。

勤怠管理の効率化

不動産賃貸業では、現場作業やオフィス業務など、さまざまな勤務形態の管理が求められます。人事システムを使用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

不動産賃貸業では、営業スタッフや管理スタッフなど多様なスキルセットが求められます。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。これにより、適切な人材配置が可能となり、業務効率がさらに向上します。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は不動産管理システムなど他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に、物件管理システムや顧客管理システムとのスムーズな連携は業務の効率化に直結します。

人事管理システムの導入目的

不動産賃貸業においても、人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。特に、現場での迅速な対応が求められる不動産賃貸業では、モバイル対応の有無なども考慮に入れると良いでしょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

不動産賃貸業においても、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。不動産賃貸業では、頻繁に発生するスタッフの配置転換や業務内容の変更を効率的に管理できます。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。不動産賃貸業では、契約社員やパートタイムスタッフも多いため、複雑な給与計算にも対応できるシステムが求められます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。不動産賃貸業では、現場作業やオフィス業務など多様な勤務形態の管理が必要です。このタイプのシステムは、それらを効率的に管理するのに役立ちます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。不動産賃貸業では、全体的な業務効率化を図るためにはこれらの機能が統合されているシステムが便利です。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい不動産賃貸業の企業に特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 不動産賃貸業では、契約更新や新規雇用が頻繁に発生します。雇用契約を作成し、オンライン上で締結できる機能は非常に便利です。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。不動産賃貸業では、スタッフの入れ替わりが多いため、これらの機能は特に重要です。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。不動産賃貸業では、スタッフのプロファイル管理や資格情報の管理が必要です。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができ、不動産賃貸業の組織運営に役立ちます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。不動産賃貸業では、異動が頻繁に発生するため、これらの機能が有用です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。不動産賃貸業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。これにより、グループ全体の人事戦略を一貫して進めることができます。 以上のポイントを参考に、不動産賃貸業の特性に合った人事システムを選定することで、業務効率化とデータ管理の向上を実現することができます

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