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名刺管理ソフトとは?

更新:2024年11月21日

名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。農業、林業、漁業といった産業においても、取引先や協力業者との関係を円滑に進めるために名刺管理ソフトが役立ちます。これらの産業では、特に季節労働者や地域ごとの業者の数が多いため、効果的な名刺管理が重要です。名刺管理ソフトは、OCR技術を使用して紙の名刺をデータ化、保存、検索を可能にし、さらに社内外での共有も可能な機能を備えています。近年、一部の名刺管理ソフトはSFAやCRMといった顧客管理システムと連携し、交換した名刺の情報を営業やマーケティング部門にスムーズに共有できる機能を提供しています。他にも、ビジネス向けSNSを統合した名刺管理ソフトもあり、SNS上で顧客と接点を持ち、名刺交換を完結できる製品もあります。また、連絡先管理ツールとしての利用や、簡易的なCRM機能を備えている製品もあります。

pros

導入メリット

効率的な情報検索と整理

名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。農業、林業、漁業においても、取引先や協力業者の情報を迅速に検索できるため、業務の効率化が図れます。特に、季節ごとに異なる業者や労働者と関わる場合、その情報を容易に検索・管理できる点が大きなメリットです。

マルチデバイス利用

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺管理ソフトにアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。農業や林業、漁業では、現場が広範囲にわたることが多く、外出先での迅速な対応が求められるため、マルチデバイス対応は非常に便利です。

cons

導入注意点

名刺のデータ化精度

名刺管理ソフトのデータ化機能は、OCR技術を用いてスキャンした名刺の文字を読み取る方法が一般的ですが、データ化の精度が不正確になる製品があります。特に、農業、林業、漁業においては、手書きの名刺や地域特有のフォーマットが存在することがあり、データ化の精度に注意が必要です。OCRの精度が99%以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品もあるため、データ化の精度を懸念する場合はこれらの製品を検討しましょう。

情報の取り扱い

名刺情報は取引先の重要な情報で漏洩は信用を失う重大なリスクになります。農業、林業、漁業においても、このリスクは同様です。そのため、運営会社のセキュリティ要件を確認し、導入前に社内で名刺データの取り扱いルールを定めておく必要があります。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、導入決定前に事前に協議しておくことが重要です。

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名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

個人利用または複数人の利用で選ぶ

名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。農業、林業、漁業においても、個人で利用する場合と、チームでの利用が求められる場合があります。

2

名刺の電子化方法で選ぶ

名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。農業、林業、漁業の現場では、スマートフォンで簡便に電子化できる方法が特に有利です。この方法は、場所を選ばずに名刺を電子化できるため、広範囲の現場で活動する際に非常に便利です。

3

名刺情報と紐付けられるやりとりで選ぶ

一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。農業、林業、漁業においても、取引先や協力業者とのやりとりを記録しておくことで、業務の効率化や情報の一元管理が可能です。

4

外部データベースが利用できるサービスを選ぶ

名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。農業、林業、漁業においても、取引先の企業情報やリスク情報をチェックするために、外部データベースとの連携が役立ちます。

5

他カテゴリとの連携要件で選ぶ

名刺管理ソフトは、MAツール、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。農業、林業、漁業においても、名刺交換した相手をリードとして登録したり、請求書の発行時に名刺情報を参照したデータ入力を行うことで、データ入力の手間やミスを削減できます

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