FitGap | 医療、福祉向けの名刺管理ソフトを診断！自社にぴったりのサービスを比較

名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。OCR技術を使用して紙の名刺をデータ化、保存、検索を可能にし、さらに社内外での共有も可能な機能を備えています。医療業界では、多くの医師や医療従事者が他の医療機関や製薬会社との連絡を必要とするため、名刺管理ソフトは特に有用です。名刺管理ソフトは、名刺交換の情報を簡単に保存・共有することで、業務効率を向上させ、重要な連絡先の管理をサポートします。

導入メリット

効率的な情報検索と整理

医療業界では、名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。例えば、過去に交換した取引先の情報を見たり、他の医師が交換した名刺を最新化することができます。名刺に関するわずらわしい作業や、必要な情報にアクセスする時間が短縮され、緊急時の連絡先検索も迅速に行えます。

マルチデバイス

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺管理ソフトにアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。これにより、学会や医療関連のイベントなどで迅速に対応でき、名刺交換の情報をその場でデータ化することができます。特に、医療業界では、迅速な対応が求められるシーンが多いため、非常に有用です。

導入注意点

名刺のデータ化精度

医療業界では、名刺に含まれる情報の正確性が特に重要です。名刺管理ソフトのデータ化機能は、OCR技術を用いてスキャンした名刺の文字を読み取る方法が一般的ですが、データ化の精度が不正確だと、医療従事者の連絡先を間違えるリスクがあります。データ化の精度が99％以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品を検討することが推奨されます。

情報の取り扱い

医療業界では、名刺情報は取引先の重要な情報であり、漏洩は信用を失う重大なリスクとなります。そのため、運営会社のセキュリティ要件を確認し、導入前に社内で名刺データの取り扱いルールを定めておく必要があります。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、導入決定前に事前に協議しておくことが重要です。

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医療、福祉向けの名刺管理ソフトの選び方

医療、福祉向けの名刺管理ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

利用目的から選ぶ

医療業界では、医師や医療従事者が名刺管理ソフトを利用する場合、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。

名刺の電子化方法

名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。医療業界では、外出先でも名刺を電子化できるスマートフォンでの取り込みが便利です。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、精度や速度に優れたため、医療機関のオフィスでの利用に適しています。電子化したい名刺の枚数や医療従事者の外出頻度に応じて自社に適した方法を選択しましょう。

名刺情報と紐付けられるやりとり

医療業界では、一部の名刺管理ソフトが提供する名刺情報と顧客とのやりとりを記録する機能が非常に有用です。例えば、名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴を閲覧したり、商談や報告内容を登録できるため、医療従事者間での情報共有や報告書の作成がスムーズになります。

外部データベースの利用

名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。医療業界では、製薬会社や医療機器メーカーとの関係構築に役立つため、こうした機能を持つソフトウェアの導入を検討すると良いでしょう。

他カテゴリとの連携

名刺管理ソフトは、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。医療業界では、名刺情報を活用して顧客管理や請求書発行を効率化することで、業務の効率性を高めることができます。