PCで使える名刺管理ソフト

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名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。PCを利用する場合、特に複数人利用向けの製品では、同時アクセスやデータの一元管理がしやすくなります。 個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。 複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。

名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。PCを利用する場合、専用スキャナーでの取り込みが特に便利で、精度や速度が高い傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。

一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。PCの大画面を活用して、名刺情報と関連するやりとりを一括して管理できるため、詳細な分析や報告が容易です。記録できるやりとりは以下です。 コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。 商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。

名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。PCを利用する場合、これらのデータベースとの連携がシームレスに行え、企業データベースと連携して名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。