名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。特に英語対応の名刺管理ソフトは、国際的なビジネス環境で役立ちます。名刺管理ソフトは、OCR技術を使用して紙の名刺をデータ化、保存、検索を可能にし、さらに社内外での共有も可能な機能を備えています。一部の名刺管理ソフトはSFAやCRMといった顧客管理システムと連携し、交換した名刺の情報を営業やマーケティング部門にスムーズに共有できる機能を提供しています。他にも、ビジネス向けSNSを統合した名刺管理ソフトもあり、SNS上で顧客と接点を持ち、名刺交換を完結できる製品もあります。また、連絡先管理ツールとしての利用や、簡易的なCRM機能を備えている製品もあります。 英語対応の名刺管理ソフトを選ぶ際には、特に多言語対応や国際的な名刺のフォーマットに対応しているかを確認することが重要です。英語名刺の読み取り精度や、英語でのデータ入力・検索機能が十分に備わっているかどうかも注目しましょう。
英語対応の名刺管理ソフト（シェア上位）
名刺管理ソフトとは？
更新：2025年05月13日
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。特に英語対応の名刺管理ソフトは、国際的なビジネス環境で役立ちます。名刺管理ソフトは、OCR技術を使用して紙の名刺をデータ化、保存、検索を可能にし、さらに社内外での共有も可能な機能を備えています。一部の名刺管理ソフトはSFAやCRMといった顧客管理システムと連携し、交換した名刺の情報を営業やマーケティング部門にスムーズに共有できる機能を提供しています。他にも、ビジネス向けSNSを統合した名刺管理ソフトもあり、SNS上で顧客と接点を持ち、名刺交換を完結できる製品もあります。また、連絡先管理ツールとしての利用や、簡易的なCRM機能を備えている製品もあります。 英語対応の名刺管理ソフトを選ぶ際には、特に多言語対応や国際的な名刺のフォーマットに対応しているかを確認することが重要です。英語名刺の読み取り精度や、英語でのデータ入力・検索機能が十分に備わっているかどうかも注目しましょう。
導入メリット
効率的な情報検索と整理
名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。特に英語の名刺に対応したソフトを使用することで、国際取引先の情報を迅速に検索・共有できるようになります。名刺に関するわずらわしい作業や、必要な情報にアクセスする時間が短縮されます。
マルチデバイス利用
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺管理ソフトにアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。これにより、国際出張中でも迅速に対応が可能になり、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
導入注意点
名刺のデータ化精度
名刺管理ソフトのデータ化機能は、OCR技術を用いてスキャンした名刺の文字を読み取る方法が一般的ですが、言語に依存するOCRの精度が英語名刺に対して高いかどうかを確認する必要があります。データ化の精度が不正確だと、二重チェックによる工数増加や顧客の情報を間違った状態で連絡するなどの問題が起こる可能性があります。英語名刺のOCR精度が99％以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品もあるため、データ化の精度を懸念する場合はこれらの製品を検討しましょう。
情報の取り扱い
名刺情報は取引先の重要な情報で漏洩は信用を失う重大なリスクになります。特に国際的な取引先の情報を扱う場合、データセキュリティは非常に重要です。運営会社のセキュリティ要件を確認し、導入前に社内で名刺データの取り扱いルールを定めておく必要があります。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、導入決定前に事前に協議しておくことが重要です。
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名刺管理ソフトの選び方
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個人利用または複数人の利用で選ぶ
名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。特に英語対応のソフトを選ぶ場合、国際的なビジネス環境に対応できる機能が備わっているか確認しましょう。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。
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名刺の電子化方法で選ぶ
名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。英語名刺の電子化に対応しているかを確認することが重要です。スマートフォンで取り込むタイプは外出先など、場所を選ばずに名刺を電子化できるメリットがあります。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。
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名刺情報と紐付けられるやりとりで選ぶ
一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。名刺管理ソフトを簡易的な顧客管理システムとして利用したい企業におすすめです。特に英語でのやりとりが多い場合、英語対応のコンタクト履歴や報告内容の記録が可能な製品を選ぶと良いでしょう。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。
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外部データベースが利用できるサービスを選ぶ
名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。特に英語対応のデータベースを利用することで、海外の企業情報やリスク情報を容易に収集できるため、国際的なビジネスシーンで役立ちます。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。
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他カテゴリとの連携要件で選ぶ
名刺管理ソフトは、MAツール、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。特に英語対応のソフトウェアとの連携が可能な製品を選ぶことで、国際的なビジネス環境でもスムーズに業務を進めることができます。これにより、名刺交換した相手をリードとして登録したり、請求書の発行時に名刺情報を参照したデータ入力を行うことで、データ入力の手間やミスを削減できます
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