営業担当者が日常的に外出し、多くの取引先を訪問する企業に適しています。商談後にすぐスマートフォンで名刺を撮影すれば、オフィスに戻る前に情報を登録できます。移動中の電車内や喫茶店での待ち時間を利用して、受け取った名刺をその日のうちに整理することが可能です。名刺を社内に持ち帰って手入力する手間が省けるため、情報の登録漏れを防げます。外回りが多い業種では、スマートフォンの携帯性が業務の効率化に直結します。

展示会や商談会などで短時間に大量の名刺を受け取る機会が多い企業に向いています。イベント会場では参加者との出会いが連続するため、名刺が大量に集まります。スマートフォンがあれば、イベント終了後にホテルの部屋や移動中の新幹線内で名刺をデータ化できます。帰社後に大量の名刺を整理する負担が軽減され、鮮度の高い状態で顧客情報を活用できます。タッチパネルでの直感的な操作により、パソコンが使えない環境でも作業を進められます。

全国に支社や営業所を持ち、各拠点で独自に営業活動を行っている企業に適しています。スマートフォンで登録した名刺情報は即座にクラウド上で共有されるため、拠点間での情報連携がスムーズです。大阪の営業担当者が登録した取引先情報を、東京の本社スタッフがリアルタイムで確認できます。出張先からでもスマートフォンひとつで名刺情報を登録・検索できるため、場所を選ばずに業務を進められます。各拠点がバラバラに名刺を管理する非効率さを解消できます。

在宅勤務やサテライトオフィス勤務など、柔軟な働き方を取り入れている企業に向いています。スマートフォンがあれば自宅からでも名刺情報の登録や検索ができるため、オフィスに出社する必要がありません。取引先との打ち合わせを自宅近くのカフェで行った後、そのまま自宅に戻って名刺をデータ化することも可能です。クラウド経由で情報が同期されるため、チームメンバー全員が最新の顧客情報にアクセスできます。働く場所が多様化している現代の働き方に適した仕組みです。

インターネット上のサーバーに名刺情報を保存するタイプです。スマートフォンで撮影した名刺データがクラウドに自動的に送信され、パソコンやタブレットからも同じ情報にアクセスできます。複数の端末で情報を共有したい企業や、チーム全体で顧客情報を管理したい組織に適しています。スマートフォンの容量を圧迫しないため、端末の保存領域が限られている場合でも安心です。さらに、端末の故障や紛失時にもデータが失われない安全性があります。

スマートフォン内にすべての名刺情報を保存するタイプです。インターネット接続が不要なため、通信環境が不安定な場所や海外出張先でも利用できます。地下鉄の移動中や電波が届きにくい建物内でも、名刺情報の検索や閲覧が可能です。個人で名刺を管理したい場合や、セキュリティの観点から社外にデータを保存したくない企業に向いています。ただし、スマートフォンの保存容量に依存するため、大量の名刺を管理する場合は注意が必要です。

名刺をスマートフォンのカメラにかざすと、自動的に輪郭を認識して撮影するタイプです。手動でシャッターボタンを押す必要がなく、名刺の四隅を検知すると自動的に撮影が開始されます。大量の名刺を連続して処理する際に、撮影のたびにボタンを押す手間が省けます。展示会で多数の名刺を受け取った後の整理作業が楽になります。手ブレによる撮影失敗も減らせるため、再撮影の手間を軽減できます。

利用者が自分でシャッターボタンを押して名刺を撮影するタイプです。撮影のタイミングを自分で調整できるため、照明条件や名刺の角度を確認しながら撮影できます。名刺のデザインが特殊な場合や、複数枚の名刺を一度に撮影したい場合に柔軟に対応できます。スマートフォンの操作に慣れている利用者であれば、自分の好みに合わせて撮影設定を調整できます。撮影の品質を重視する場合に適したタイプです。

撮影した名刺画像を専門のオペレーターが目視で確認し、手作業でデータ入力するタイプです。文字認識の精度が完璧ではない名刺でも、人間が確認することで正確なデータ化が実現します。手書きの文字が含まれる名刺や、装飾が多いデザインの名刺でも高い精度で情報を抽出できます。スマートフォンで撮影後、数時間から1日程度でデータ化が完了します。データの正確性を最優先する企業に適しています。

人工知能（コンピュータが人間のように学習して判断する技術）を使って、名刺画像から自動的に文字を読み取るタイプです。スマートフォンで撮影した直後に、その場で名前や会社名などの情報が抽出されます。即座にデータ化が完了するため、外出先ですぐに顧客情報を確認したい場合に便利です。とはいえ、特殊なフォントや手書き文字の認識精度は人力入力に劣る場合があります。速度を重視する企業に向いているタイプです。

スマートフォンを縦に持った状態での操作に特化して設計されているタイプです。片手でスマートフォンを持ちながら親指だけで操作できるよう、ボタンの配置が工夫されています。電車での移動中や立ったまま操作する機会が多い利用者に適しています。画面の下部に主要な操作ボタンが配置されているため、手を大きく動かさずに操作できます。スマートフォン特有の利用シーンを考慮した設計です。

今やスマホアプリで名刺を撮影すればAI-OCRで瞬時に文字認識・データ化され、プロフィール要約まで自動生成されるケースが増えている。Sansanの「Eight」アプリは利用者の職歴やスキルをAIが要約しプロフィール文を自動作成する機能を追加した。HandshookなどのツールではAIスキャンで名刺情報を取り込み、必要に応じてCRM連携などによる追加情報でデータを補完する。

交換した名刺を起点に、営業フォローもAIがサポートする。例えばCovveでは、名刺を登録後に生成AIで簡易なフォロー用メールを自動作成できる。Handshookも名刺スキャンから自動フォローアップやデータ拡張を可能にしており、売上機会を逃さない営業DXを実現する。

多くのサービスはCRMと連携し、名刺交換データの一元管理やリードスコアリングを自動化している。Mobiloのデジタル名刺では、交換時に自社プロフィールをSMS送信し、相手先の役職・会社名・LinkedIn情報を取得してCRMへ同期、理想顧客プロファイルによるリードスコア付与も即時実行される。Zapierの例では、Virtual Business Cardsは得たリード情報を自動でCRMに送信すると説明しており、煩雑な連絡先管理が大幅に簡素化されている。