士業、コンサルティング向けの名刺管理ソフト

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名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。士業やコンサルティングでは、チームでの情報共有が重要な場合が多いため、複数人利用向けの製品が適しています。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたタイプの製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。 複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。

名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。士業やコンサルティング業務では、出先での名刺交換が頻繁に行われるため、スマートフォンで取り込むタイプの利便性が高いです。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。

一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。士業やコンサルティング業務において、クライアントとの連絡履歴や商談内容を効率的に管理するために、名刺管理ソフトを簡易的な顧客管理システムとして利用することが有効です。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。

名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。士業やコンサルティング業務では、名刺交換した相手の企業情報を迅速に収集し、リスクチェックを行うことが重要です。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。