ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に信用金庫のような金融機関では、情報の機密性や正確性が非常に重要です。ビジネスチャットはアカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、情報漏洩を防ぎつつ、安全にコミュニケーションを行うことが可能です。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。信用金庫の業務では、顧客対応や内部の確認事項が多く発生しますが、ビジネスチャットを利用することで迅速に対応することが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。信用金庫のような複数の業務を同時に行う必要がある環境では、情報の一元管理が非常に有効です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。信用金庫では、特定の案件やプロジェクトに関する情報を一箇所に集約し、効率的に情報共有を行うことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。信用金庫では、特にフォーマルな連絡や顧客対応にメールを使い、内部連絡や迅速な対応が必要な場合にビジネスチャットを使うなど、明確な使い分けが求められます。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。信用金庫内で全行員に対する一斉通知が必要な場合、メールや他の手段が適している場合があります。個別のプロジェクトやチームでの利用が効果的です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。信用金庫では、顧客対応や法的な記録が求められる場合、メールや他の正式な手段を使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。信用金庫では、システム連携や一元管理が重要なため、必要な機能を備えたタイプを選ぶことが肝要です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。信用金庫での利用を考える場合、以下の2つのパターンを考慮する必要があります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。信用金庫においては、以下のツールとの連携が特に重要です。 ・web会議システム ・タスク管理ツール ・ワークフローシステム ・勤怠管理システム ・経費精算システム ・チャットボット ・メールソフト ・受付システム これらのツールと連携することで、信用金庫の業務効率を大幅に向上させることができます。特に情報の一元管理ができることは、業務の効率化と顧客サービスの向上に大いに寄与します。 信用金庫でビジネスチャットを導入する際は、これらのポイントを踏まえ、自社に最適なツールを選定することが重要です
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