ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。住宅専門金融機関においても、ビジネスチャットは重要なツールとなります。例えば、複数の住宅ローン担当者や関連部署との円滑な連絡が求められる場面で、ビジネスチャットが有用です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、住宅ローンの審査プロセスや顧客対応がスムーズに進行します。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
ビジネスチャットは、メールと比較すると、挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。住宅専門金融機関においても、顧客からの問い合わせや内部の承認プロセスにおいて、迅速な対応が求められるため、チャットのカジュアルなコミュニケーションが役立ちます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。住宅専門金融機関では、ローン申請の進行状況や顧客情報の共有が頻繁に行われるため、ビジネスチャットを使うことで、これらの情報を一箇所で管理することが可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。住宅専門金融機関では、特定の案件やプロジェクトに関する情報を複数の担当者と共有する必要があるため、話題ごとにメッセージを集約できるビジネスチャットが便利です。これにより、特定の知識を持つ担当者を迅速に見つけ出すことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。住宅専門金融機関では、重要な法的文書や顧客との正式なやり取りはメールで行う一方、日常的な連絡や内部の迅速なコミュニケーションはビジネスチャットを使うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。住宅専門金融機関では、全社員に向けた重要な通知や情報共有はメールで行う方が効率的ですが、プロジェクトごとのチャットグループでの連絡はビジネスチャットが適しています。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。住宅専門金融機関では、顧客との重要なやり取りや法的文書の送付にはメールを使用し、内部連絡や迅速な対応にはビジネスチャットを活用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。住宅専門金融機関では、日常業務の流れを一元化するために、グループウェアタイプが適している場合があります。一方、既存のシステムとの連携が重要な場合は、チャットに特化したタイプが有効です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。住宅専門金融機関では、顧客や提携先金融機関とのやり取りが頻繁に発生するため、以下の2つのパターンに対応している製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型：LINEやChatworkなどの製品が該当します。顧客や提携先とのコミュニケーションを一元管理できます。 ゲスト参加型：Microsoft Teams、Slackなどが該当します。特定のプロジェクトに外部関係者を招待し、効率的に情報を共有できます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。住宅専門金融機関においては、以下の連携が特に有用です。 web会議システム：顧客とのオンライン相談や内部会議の通知がチャットに届き、効率的に参加できます。 タスク管理ツール：ローン審査の進行状況やタスクの期限がチャットに通知され、リマインダーとして活用できます。 ワークフローシステム：承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 勤怠管理システム：勤怠に関する通知がチャットに届き、労務管理がスムーズになります。 経費精算システム：経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、経費管理が効率化されます。 これらのシステム連携により、住宅専門金融機関の業務プロセスを効率化し、顧客対応の質を向上させることができます
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