ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、商品取引業においても業務の効率化とコミュニケーションの円滑化を図るための重要なツールです。社内の情報共有や連絡の手段に加えて、取引先や顧客とのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。商品取引業では、特に取引先との迅速な情報交換が求められるため、ビジネスチャットの活用は大いに効果的です。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
商品取引業では、迅速な意思決定が競争力の鍵を握ります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。商品取引業では、複数の取引先や顧客との連絡が多岐にわたるため、情報の集約は非常に有用です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。商品取引業では、特定の商品や取引条件に関する話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、迅速に対応できるようになります。
導入注意点
メールとの差別化
商品取引業においても、メールとビジネスチャットの使い分けが重要です。メールはフォーマルな連絡や記録を残すために適しており、ビジネスチャットは迅速なコミュニケーションに適しています。特に儀礼的な連絡が多い場合や、取引先との正式なやり取りにはメールが向いていますが、日常的な連絡や急ぎの確認にはチャットが有効です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。商品取引業では、重要な取引先や顧客への一斉連絡が必要な場合には、メールを併用することが推奨されます。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。商品取引業では、契約内容や取引条件などの重要な情報は、メールや文書で正式に記録を残すことが重要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。商品取引業では、取引先との連携が重要なため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合があります。一方で、取引の管理やスケジュール調整など多機能を求める場合には、グループウェアタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。商品取引業では、取引先や顧客との連絡が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンの社外とのやりとり方法を理解しておくことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。商品取引業では、以下のような他カテゴリとの連携が特に効果的です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。商品取引業では、取引先との打ち合わせが頻繁に行われるため、この連携は非常に便利です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。取引の進行管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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