ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に農水産金融業では、農業従事者や漁業関係者との迅速な連絡が求められるため、ビジネスチャットの導入は効果的です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。農水産金融業では、天候や市場価格の変動など、リアルタイムでの情報共有が重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。農水産金融業では、複数の取引先や農業従事者とのやり取りが多いため、一元管理が特に有効です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。農水産金融業においても、特定の農作物や漁獲物の取引情報を共有する際に、この機能が非常に便利です。特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、農林水産業者とのやり取りでは、フォーマルなメールとカジュアルなチャットの使い分けが重要です。チャットの真価を発揮するためには、適切な利用シーンを明確にすることが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。農水産金融業では、多くの農家や漁業関係者と同時に連絡を取る必要がある場合、メールのBCC機能が便利なこともあります。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があり、手間がかかる場合があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。金融業務における正式な契約や取引条件のやり取りには、メールや他のフォーマルな手段を用いることが求められます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。農水産金融業では、特に現場との連携が重要なので、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができ、農業現場とオフィス間の一元管理が可能です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。農水産金融業では、農家や漁業関係者とのやり取りが頻繁に発生するため、以下の2つのパターンの両方に対応している製品が便利です。 トークルーム作成型:LINEやChatworkなどが該当します。 ゲスト参加型:Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。農水産金融業において特に有効な連携例は以下です。 Web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらのツールを連携させることで、業務効率を大幅に向上させることができます。農水産金融業では、特に多様な業務が絡み合うため、ビジネスチャットを中心にシステム連携を図ることで、スムーズな情報共有と業務進行が実現します
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