ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。金融業界においては、厳格なセキュリティ基準や法規制への対応が求められるため、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能な製品が特に重要です。特定のプロジェクトメンバー同士でのみメッセージの交換が行える製品もありますので、金融機関内での情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
金融業界では、迅速な意思決定が求められる場面が多いため、ビジネスチャットを導入することでコミュニケーションのスピードを大幅に向上させることが可能です。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。金融業務では、複数のシステムやツールを使用することが一般的ですが、ビジネスチャットを導入することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認することが可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。金融業界では、特定の商品の情報や法規制の変更に関する情報を迅速かつ効率的に共有することが求められます。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に金融業界では、法的な証拠としてメールが重要視される場合があります。そのため、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。金融機関内での連絡網や重要な通知に関しては、適切なツールを選択する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。金融業界では、特に規制当局とのコミュニケーションや重要な取引に関するやり取りは、公式な記録として残す必要があるため、メールや他のフォーマルな手段を併用することが求められます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。金融業界では、統合的なシステム運用が求められるため、グループウェアタイプの方が適している場合もあります。しかし、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型も、特定の業務プロセスにおいて有効です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。金融業界では、クライアントや規制当局とのコミュニケーションが頻繁に行われるため、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンに注目すべきです。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。金融業界では、様々なシステムと連携することで業務の効率化が図られます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。金融業界では、プロジェクト管理やタスク進捗の確認が重要であり、これらのツールとの連携が有効です。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。金融機関では、承認プロセスが複雑な場合が多いため、ワークフローシステムとの連携が特に役立ちます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。金融業界では、労務管理が厳格に行われるため、勤怠管理システムとの連携が求められます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。金融機関では、経費管理が厳格に行われるため、経費精算システムとの連携が有効です。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。金融業界では、顧客対応や内部問い合わせの効率化に役立ちます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、重要な連絡はメールで行うようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。金融機関の受付業務の効率化にも役立ちます
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