ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に保険サービス業においては、複数の保険プランやクライアントの情報を迅速に共有する必要があり、ビジネスチャットはそのニーズに応える手段となります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。保険サービス業では、顧客対応やクレーム処理など迅速な対応が求められるため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。保険サービス業では、契約書類の確認やクライアントからの問い合わせ対応など、複数の業務が発生するため、これらの情報を一元管理できることが大きなメリットとなります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。保険サービス業では、特定の保険商品やクライアントのケーススタディに関する情報が重要となるため、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。保険サービス業では、クライアントへの正式な連絡はメールが適している一方、社内の迅速な意思決定や情報共有にはチャットが有効です。これらの使い分けを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。保険サービス業では、全社的な連絡や大規模なプロジェクトの情報共有が頻繁に発生するため、この点を考慮する必要があります。メールのBCC機能を上手に活用するか、適切なビジネスチャットツールを選ぶことが求められます。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。保険サービス業では、契約内容や顧客とのやり取りを正式に記録する必要があるため、フォーマルな連絡はメールや専用の管理システムを使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。保険サービス業では、複数のツールを一元管理できるグループウェアタイプが便利ですが、既存のシステムとの連携が必要な場合はチャットに特化したタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。保険サービス業では、クライアントやパートナー企業との円滑なコミュニケーションが求められるため、社外とのやりとりが可能なツールを選ぶと良いでしょう。また、トークルーム作成型やゲスト参加型の違いを理解し、自社のニーズに合わせた選択を行うことが重要です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。保険サービス業では、特に以下の連携が役立ちます。 **web会議システム**: クライアントとのオンラインミーティングをスムーズに開始できます。 **タスク管理ツール**: 保険プランの提案やクレーム対応の進捗管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 保険契約の承認プロセスを効率化できます。 **勤怠管理システム**: 社員の勤務状況をリアルタイムで把握できます。 **経費精算システム**: 業務経費の管理と承認を効率化します。 **チャットボット**: 保険商品に関する問い合わせ対応を自動化できます。 **メールソフト**: 重要な連絡を一元化し、見逃しを防ぎます。 **受付システム**: クライアントやパートナー企業の訪問対応を効率化します。 保険サービス業においては、これらの連携機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です
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