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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。農林水産業向け地域金融機関においても、ビジネスチャットは地元の農業や漁業の関係者、地域住民などとの円滑なコミュニケーションを実現するツールとして非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。農林水産業向け地域金融機関では、緊急時の対応や迅速な意思決定が重要なため、ビジネスチャットが非常に役立ちます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。地域金融機関においても、農家や漁業関係者からの問い合わせ、融資の進捗状況などを一元管理できるため、業務効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。農林水産業に関する特定のプロジェクトや問題解決において、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、農林水産業向け地域金融機関のようなフォーマルな環境では、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。地域金融機関でも、農家や漁業関係者に一斉に連絡を取る際にはメールの方が適している場合があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。地域金融機関の取引や契約に関する重要なコミュニケーションは、メールや書類で行うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。農林水産業向け地域金融機関においては、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるグループウェアタイプが便利ですが、連携バリエーションが豊富なチャット特化型も検討する価値があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。農家や漁業者、地域住民などとのコミュニケーションを円滑にするために、以下の2つのパターンを考慮すると良いでしょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。農林水産業向け地域金融機関では、以下のシステムとの連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。農家や漁業関係者との定期的なミーティングに便利です。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。プロジェクトの進行管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。融資の申請や承認プロセスを簡略化できます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。地域金融機関のスタッフの労務管理が効率化されます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。経費管理がスムーズになります。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを一箇所に集約することができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。訪問者の待ち時間を短縮し、効率的な対応が可能です。 農林水産業向け地域金融機関がビジネスチャットを導入する際には、これらのポイントを考慮し、自社のニーズに最適なツールを選ぶことが重要です

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