ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内外の情報共有や連絡の手段に加えて、損害保険業界においても顧客や他の保険会社とのコラボレーションに活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。損害保険業においては、特に迅速な情報共有が求められるため、このような機能は非常に有用です。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。損害保険業界では、顧客対応やクレーム処理などでスピードが求められる場面が多いため、チャットの導入により業務効率が大幅に向上します。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、チーム内のコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。損害保険業界では、保険契約管理システムやクレーム管理システムとの連携が特に重要で、これらの情報を一元管理することで業務の効率化が図れます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。損害保険業界では、特定のクレームや案件に関する情報を迅速に共有し、問題解決に向けた連携を強化することができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、フォーマルな顧客対応や重要な連絡にはメールが適している場合が多いため、適切に使い分けることが必要です。損害保険業界では、特に顧客との正式なやり取りや契約に関する連絡にはメールを、日常的な業務連絡にはチャットを使い分けることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。損害保険業界では、全社的な通達や大規模な顧客連絡にはメールを利用し、細かいチーム内の連絡にはチャットを利用することが推奨されます。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。損害保険業界では、特に契約書やクレームに関するやり取りは公式の記録として残す必要があるため、メールを使用する方が適しています。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。損害保険業界では、顧客管理システムやクレーム管理システムと連携する必要があるため、チャットに特化したタイプの方が柔軟に対応できます。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、日常業務全体を一元管理する場合に適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。損害保険業界では、顧客や他の保険会社とのスムーズなコミュニケーションが求められるため、以下の2つのパターンに対応した製品が適しています。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。損害保険業界では以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。損害保険業界では、特に多忙なシーズンにおいて勤怠管理が重要となるため、チャットでの通知が便利です。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。損害保険業界では、特に頻繁に発生する問い合わせに対応するため、チャットボットが有用です。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。損害保険業界では、顧客対応やクレーム処理などでの重要連絡が多いため、この連携が特に有用です。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。損害保険業界では、特に顧客訪問や代理店訪問が多いため、こうした通知機能が役立ちます
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