ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。保険業界においては、顧客情報の管理や複数の担当者間での迅速な連絡が求められるため、ビジネスチャットの導入が非常に有益です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。特に、保険契約やクレーム処理など、特定の業務に特化したグループを作成することで効率的な業務運営が可能となります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。保険業界では、顧客からの問い合わせやクレーム対応が迅速に求められるため、スピーディーなコミュニケーションが重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。保険業界では、契約管理システムや顧客関係管理(CRM)システムとの連携が特に重要で、これにより、顧客情報や契約状況を一元管理することができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。保険業界では、特定の保険商品やクレーム処理に関する情報を共有することが多く、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。保険業界では、フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーションのバランスが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。保険業界では、全社員や特定のチームに一斉に重要な通知を送る場合があるため、この点に留意する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。保険業界では、契約書や重要な顧客情報のやり取りが頻繁に行われるため、フォーマルなコミュニケーションにはメールや専用のドキュメント管理システムを併用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。保険業界では、顧客情報や契約情報の統合管理が求められるため、グループウェアタイプが有用です。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。保険業界では、以下のような連携が特に有用です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。保険業界では、リモートでの顧客対応や社内会議が増えているため、web会議システムとの連携が重要です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。保険業界では、複数のタスクが同時進行することが多いため、タスク管理ツールとの連携が役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。保険業界では、保険契約やクレーム処理の承認プロセスが複雑なため、ワークフローシステムとの連携が重要です。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。保険業界では、従業員の勤怠管理が重要であり、特に外勤の多い営業スタッフの管理が求められます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。保険業界では、営業活動に伴う経費精算が頻繁に行われるため、経費精算システムとの連携が役立ちます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。保険業界では、顧客からの問い合わせ対応が多いため、チャットボットの導入が非常に有効です。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。保険業界では、顧客やパートナー企業との面談が多いため、この機能は便利です。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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