ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に農林水産系統組合中央機関のような組織では、複数の部署や組合員との迅速な情報共有が求められます。ビジネスチャットのアカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトチームや部門間での効率的な連絡手段となります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
農林水産系統組合中央機関では、業務の迅速な進行が求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。農林水産系統組合中央機関のような多岐にわたる業務を行う組織にとって、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能であり、業務の効率化を図ることができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。農林水産系統組合中央機関では、特定の農業技術や市場動向についての議論をスムーズに行うことができ、情報の検索や知識の共有が容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。農林水産系統組合中央機関のような伝統的な組織では、儀礼的なやり取りが重要視される場合もあるため、チャットの導入に際してはその点を考慮する必要があります。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。農林水産系統組合中央機関のような大規模組織では、メールのBCC機能を利用した方が効率的な場合もあるため、どの場面でチャットを使用するかを慎重に検討する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。農林水産系統組合中央機関では、公式な文書のやり取りには引き続きメールや文書を使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。農林水産系統組合中央機関のような多機能を求める組織では、グループウェアタイプが適している場合があります。メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。農林水産系統組合中央機関のような組織では、組合員や外部パートナーとのやりとりも多いため、社外との連携が容易な製品を選ぶことが重要です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。農林水産系統組合中央機関では、以下のような連携が特に有効です。 **web会議システム**: 会議の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール**: タスクの開始や期限がチャットに通知され、リマインダーとして機能します。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定をサポートします。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届き、チャットから打刻できる製品もあります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 各種問い合わせに対応したり、過去の会話をスムーズに参照することができます。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届き、訪問者の待ち時間を短縮できます。 これらのポイントを考慮しながら、農林水産系統組合中央機関に最適なビジネスチャットツールを選びましょう
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