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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。共済事業においても、各支部や関連団体との円滑なコミュニケーションを実現するためにビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

共済事業では迅速な対応が求められることが多いため、メールと比較してチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えることで、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。共済事業では、複数の部署や関係者と連絡を取り合うことが多いため、ビジネスチャットを利用することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。共済事業においても、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも簡単になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、共済事業のように儀礼的なコミュニケーションが多い業界では、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されて真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。共済事業では、多くのメンバーに一斉に連絡を取る必要がある場合、メールのBCC機能を使う方が効率的なことがあります。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があるためです。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。共済事業においても、公式な文書や重要な連絡を記録する場合は、適切な手段を選ぶ必要があります。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。共済事業では、他ツールとの連携が重要なため、どちらのタイプが業務に最適かを検討することが大切です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。共済事業では、外部の協力団体やパートナーとの連絡が必要になることが多いため、社外とのやりとりに対応した製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。共済事業では、以下の連携が特に有用です。 **web会議システム**: 共済事業の会議や打ち合わせをスムーズに行うために、web会議の開始通知がチャットに届き、その通知から参加できる機能が有効です。 **タスク管理ツール**: 各プロジェクトや業務の進捗を管理しやすくするために、タスクの開始や期限がチャットに通知される機能が便利です。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、業務プロセスを効率化できます。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届くことで、従業員の勤怠管理が容易になります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、経費管理が効率化されます。 **チャットボット**: 各種問い合わせに対応したり、過去の会話や共有ファイルを参照することができます。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届くことで、訪問者の対応がスムーズになります。 共済事業においては、これらの連携機能を活用することで、業務効率を高めることができます

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