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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。飲料・飼料製造業では、原材料の調達や営業活動などで多くの経費が発生するため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することが特に重要です。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。飲料・飼料製造業では、工場や現場での作業が多いため、申請者は外出先や工場内でもスマートフォンを使って経費を申請することができます。承認者も出社せずに承認作業が行えるため、業務の迅速化が図れます。特に、交通費や出張費の計算が自動化されることで、従業員の負担が大幅に軽減されます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。飲料・飼料製造業では、複数の工場や営業所が存在する場合が多く、経費の確認が複雑になることがあります。経費精算システムを導入することで、経費申請の透明性が高まり、不正やミスのリスクを低減できます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。飲料飼料製造業では、原材料費や物流費などのコストが大きな比重を占めるため、部門ごとの経費の傾向を把握し、無駄を削減する取り組みが可能になります。例えば、特定の物流ルートが高コストである場合、そのルートの見直しが行えます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。飲料・飼料製造業では、多くの取引や経費が発生するため、会計ソフトとのスムーズな連携が重要です。自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。飲料飼料製造業では、現場で働くスタッフから管理職まで多様なユーザーがいるため、全員が使いやすいUIを選ぶことが重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。飲料・飼料製造業では、領収書の量が多くなることがあるため、効率的な取り込み方法を選ぶことが重要です。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、工場や現場でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。飲料・飼料製造業では、営業や配送などで交通費が発生することが多いため、この機能が役立ちます。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。飲料・飼料製造業では、原材料の購入や出張費の支払いなどでクレジットカードを使用することが多いため、この機能が有効です。カードでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。飲料・飼料製造業では、物流や宿泊などの取引が多いため、これらの履歴との連携が効率化に役立ちます。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。飲料・飼料製造業では、経費の種類や量が多岐にわたるため、連携方式の選択が重要です。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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