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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に金属加工機械製造業では、出張や外部業者との打ち合わせが頻繁に行われるため、経費処理の効率化は非常に重要です。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させることができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。金属加工機械製造業の現場では、技術者や営業担当者が外出する機会が多いため、申請者は時間と場所を選ばずに外出先からも経費申請が可能です。承認者も出社の必要がなく、交通費の経路検索や交通費計算、申請内容の照会などの作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算も自動で行うことで、現場の負担を軽減します。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。金属加工機械製造業では、高額な取引や多くの経費が発生することが多いため、不正経費のリスクも高くなります。経費精算システムを導入することで、承認者がシステム上で不正を発見しやすくなり、不正防止に繋がります。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析が行えます。金属加工機械製造業では、製造コストの管理が非常に重要です。交通費の比率が高い部門や、宿泊費の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握し、コスト削減の取り組みを進めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。金属加工機械製造業では、複雑な会計処理が必要な場合が多いので、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することが特に重要です。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさが重要です。金属加工機械製造業では、現場作業員から管理職まで幅広い層が経費精算システムを利用するため、導入前のデモで色々な年代や職種の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認することが必要です。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。金属加工機械製造業では、出張や外部業者との打ち合わせなどで処理すべき領収書が多くなるため、大きな時間節約になります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。金属加工機械製造業では、技術者や営業担当者が頻繁に移動するため、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。金属加工機械製造業では、カードでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。金属加工機械製造業では、作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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