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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。プラ板製造業においては、特に出張や現場での経費が多いことが考えられるため、これらの経費を迅速かつ正確に管理することが重要です。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。プラ板製造業では、多くの従業員が現場や取引先との打ち合わせのために外出することが多いでしょう。経費精算システムを利用すれば、従業員は時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も出社することなく承認作業が行えます。交通費の経路検索や計算、申請内容の照会などの作業時間が短縮され、定期区間の自動控除なども自動で行えるため、大幅な効率化が期待できます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。プラ板製造業の場合、現場での小額の経費や頻繁な出張費などが多いため、手作業によるミスが発生しやすいです。経費精算システムを導入することで、これらのミスを未然に防ぐことができ、高額な経費の不正精算もシステム上で発見しやすくなります。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。プラ板製造業では、特に原材料費や輸送費などの経費管理が重要です。システムを使用することで、どの部門がどのような経費を多く消費しているかを把握しやすくなり、コスト削減のための具体的な取り組みを進めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。プラ板製造業では、複数の経費項目が発生するため、これらを正確に会計ソフトに連携させることが必要です。自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。プラ板製造業では、製造現場の従業員から事務職の従業員まで幅広い層が使用するため、インターフェースが直感的で使いやすいものを選びましょう。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認することが重要です。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども行いましょう。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。プラ板製造業では、紙の領収書が多く発生することが考えられるため、これらを効率的に取り込む方法を選ぶことが重要です。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。プラ板製造業では、工場やサプライヤーへの移動が頻繁であるため、交通系ICカードのデータを自動的に取り込むことで、経費精算の手間を大幅に削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。プラ板製造業では、材料購入や設備メンテナンスなどでクレジットカードを利用することが多いため、カードでの支払いが多い場合に非常に便利です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。プラ板製造業では、サプライヤーとの取引や出張時の宿泊手配などが多いため、これらの取引履歴を自動的に取り込むことで、精算作業を簡素化できます。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。プラ板製造業の特有の会計ニーズに応じて適切な連携方式を選びましょう。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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