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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。特に特殊産業用機械製造業では、出張や技術者の現場対応が頻繁に発生するため、交通費や宿泊費、機材の購入費などの経費を効率的に管理することが求められます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させることができます。また、業界特有の経費項目に対応したシステムを選ぶことで、さらに効果的な管理が実現できます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

特殊産業用機械製造業では、技術者や営業担当者が全国各地のクライアントや現場を訪れることが多いため、経費精算処理の効率化は非常に重要です。申請者および承認者は、時間と場所を選ばずに外出先からも申請や承認が可能となり、交通費の経路検索や料金計算も自動化されます。例えば、機材輸送のための特殊経費や海外出張の経費も迅速に処理できます。

不正、ミスの防止

特殊産業用機械製造業では、高額な経費が発生しやすいです。経費精算システムを導入することで、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力し、承認者がシステム上で確認することで、誤りや不正を防止できます。例えば、特定のプロジェクトに関連する経費が正確に計上されているかを確認できます。

経費の利用状況の改善

経費精算システムを導入することで、各部門やプロジェクトごとの経費の状況を把握できます。特殊産業用機械製造業では、特定のプロジェクトやクライアントに対する経費が大きくなることが多いため、システムで管理することで効率的なコスト削減のための分析が可能になります。例えば、特定のプロジェクトでの交通費や宿泊費を節約できたかどうかをリアルタイムで確認できます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは会計ソフトと連携することで、経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。特殊産業用機械製造業では、複雑な仕訳が必要な場合が多いため、会計ソフトとの連携機能が非常に重要です。自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使うため、使いやすさも重要です。特殊産業用機械製造業では、技術者や営業担当者が多様な年代層にわたることが多いため、導入前のデモで様々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認することが重要です。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインを整備することも大切です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

特殊産業用機械製造業では、出張先や現場で領収書を受け取ることが多いため、以下の取り込み機能やサービスを利用することで、領収書の転記手間を削減できます。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込み、オフィス以外でも領収書を管理できます。 スキャナー:大量の領収書を効率的に取り込むために専用スキャナーを使用します。 転記代行:AIと人による高精度な転記サービスを利用することで、手間を大幅に削減できます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

特殊産業用機械製造業では、頻繁な出張や現場訪問があるため、交通系ICカードの取り込み機能は大いに役立ちます。カードリーダーやスマホアプリでの取り込みにより、交通費の手入力を削減し、不正防止にも効果があります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカードやプリペイドカードとの連携があると、経費精算のプロセスがさらに簡素化されます。特殊産業用機械製造業では、大量の機材購入や出張費が発生するため、カード連携は必須です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

取引履歴を経費精算ソフトと連携させることで、精算に必要な入力を省略できます。特殊産業用機械製造業では以下の取引履歴連携が特に有用です。 タクシー手配、ホテル手配、航空券手配、新幹線手配、レンタカー手配:出張時の各種手配履歴を自動で取り込むことで、精算手続きを簡素化します。 Amazon手配:機材や消耗品の購入履歴を取り込むことで、経費精算がスムーズになります。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは会計ソフトとの連携が前提です。特殊産業用機械製造業では、頻繁な仕訳が発生するため、以下の連携方式を確認しましょう。 CSV連携:経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込む方法。 システム開発によるシステム連携:自動でデータを送るシステム連携。特定の製品同士の連携機能が用意されている場合、システム開発が不要な場合もあります

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